Si no lo mides no lo puedes mejorar: Implementando Indicadores de Desempeño en el almacén

Tomar decisiones es una de las cosas más complicadas, tanto en la vida profesional como en la personal. A menudo sentimos que no tenemos a nuestra disposición todos los datos posibles para acertar con el camino a seguir y tenemos que recurrir a nuestra intuición, a una impresión o a una corazonada.

Sin embargo, ¿es necesario que esto sea así? La respuesta es que no. O, al menos, hay numerosas herramientas para conseguir que tus decisiones estén más basadas en el “yo sé” que en el “yo creo”. Y una de las que más te van a facilitar la gestión de tu día a día son los Indicadores de Desempeño, o KPI en sus siglas en inglés (Key Performance Indicators).

Qué son los Indicadores de Desempeño? Los Indicadores de Desempeño (KPI´s) recogen numéricamente el rendimiento de nuestra empresa en apartados que consideramos clave para su funcionamiento. En la logística, nuestra especialidad, pueden reflejar el porcentaje de entregas a tiempo, la velocidad en la preparación de los pedidos, el tiempo de rotación del stock, y un casi infinito etcétera.

Son un instrumento de lectura de la progresión de la empresa. De su pasado, de su presente y de su evolución futura. Y deben ayudarte a detectar con facilidad las amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas de tu compañía.

Cómo diseñar Indicadores de Desempeño? Siempre que puedas, mantenlo simple. Han de ser sencillos de realizar, entender, registrar e interpretar para que sean útiles y aplicables.

“En una organización se debe contar con el mínimo número posible de indicadores que nos garanticen contar con información constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, productividad, calidad, la ejecución presupuestaria, la incidencia en la gestión, todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organización.

Siempre hay que medir en comparación a algo. Para ello se pueden establecer diversos parámetros: el histórico de la empresa, el estándar del sector, el de la competencia directa, el teórico, el que desean los usuarios, el que esperan los usuarios, el planificado por la empresa, etc.

Los indicadores de desempeño han de estar estandarizados en la medida de lo posible, para saber situarte dentro de tu mercado. Establecer métricas muy particulares o personalizadas puede dificultar el análisis del dato obtenido, al no tener una referencia similar con la que compararlo.

Otro aspecto importante es que deben estar en relación con la visión, misión y valores de la compañía. Para así comprobar si realmente la compañía está alineada con su propio plan estratégico y de marca.

Los KPI´s han de ser un medio para tomar decisiones, reformar procesos e influir en la gestión, no un fin en sí mismos. ¿Qué hemos hecho o dejado de hacer para que esta cifra mejore o empeore? ¿Qué vamos a hacer a partir de ahora para cambiar la tendencia?

Pasos para Definir un Indicador de Desempeño. Decide el proceso de tu cadena logística que se va a monitorizar: almacenaje, distribución, atención al cliente, compras, preparación de pedidos, manipulación de productos, etc. Dependiendo de las necesidades de cada empresa se puede llegar a pormenorizar diseñando varios indicadores para cada uno de estos procesos.

La profundidad a la que llegues debe adaptarse, además de a tus necesidades, a tus posibilidades. Puede ser contraproducente establecer demasiados parámetros, consiguiendo que seguirlos entorpezca y empeore el rendimiento. Sí es recomendable, sin embargo, tener al menos un KPI para cada uno de tus principales procesos. Mantenlo tan simple como sea posible.

Crea fórmula para medirlo. Es importante que la fórmula sea lo más sencilla posible y tener bien claro los factores que hay que valorar para que el resultado refleje una imagen fiable de la realidad. También hemos de asegurarnos de que sea la misma fórmula a lo largo del tiempo, para que los datos que tengas sean comparables entre sí.

Definir en qué unidad vas a medir el desempeño. Por ejemplo, puedes medir la preparación de pedidos de tu almacén en pedidos por hora, en pedidos por trabajador y hora o en pedidos por cada peso de costo. Puedes medir el tiempo que te lleva una tarea, el gasto, la calidad conseguida, etc.

Fija el objetivo que se quiere alcanzar Si vas a empezar con un nuevo KPI es posible que no tengas una referencia propia para guiarte. Sin embargo, para comenzar puedes buscar información sobre tu industria para conocer cuáles son los estándares y tener un punto de partida.

Mejora continuamente el indicador. El objetivo final de establecer indicadores de desempeño es mejorar continuamente los procesos de tu empresa. Por ello, tienes que asumir y hacer llegar a los empleados que estos indicadores han de revisarse siempre al alza, porque siempre hay espacio para la mejora.

Compara los resultados obtenidos respecto a la competencia. Hacer benchmarking es una técnica tan antigua como efectiva. Así sabrás tu posición respecto a tus competidores. Podrás poner en perspectiva tus cifras para saber si solo estás en el buen camino para alcanzar los niveles del líder de tu mercado o si, aún mejor, estás ya ofreciendo el mejor servicio.

Elementos de los Indicadores de Desempeño
Ahora necesitas dar forma y plasmar en papel tu Indicador de Desempeño. Para ello hay algunos puntos que no pueden faltar:

Responsable. Quién se asegura de que se está utilizando el KPI, de que se están recogiendo los datos y de que el resultado del KPI es transmitido al personal de dirección que ha de tener conocimiento de él.

Puntos de lectura. Dónde, qué y/o quién mide los resultados. Esto incluye en qué punto se analizan, si se obtienen a través de un determinado programa o máquina, qué empleado es el encargado de recoger las cifras, etc.

Periodicidad. Es decir, cada cuánto se miden los resultados. Esto es importante tanto a la hora de saber cuándo registrarlo como a la hora del análisis. ¿Queremos un dato diario, semanal, mensual o anual? Hemos de encontrar el equilibrio para que el dato sea actual, que haya pasado suficiente tiempo para ver la tendencia y que el plazo no sea tan corto que obtenerlo suponga una sobrecarga inútil de trabajo.

Registro de datos y presentación. Los resultados han de ser numéricos y ha de definirse cómo van a ser presentados. Ya sea simplemente las cifras, si se van a emplear tablas, gráficas, el histórico del indicador, etc. Conservando su uniformidad para futuras muestras.

Conclusiones. Las fichas de los indicadores pueden incluir un espacio para reflejar por escrito las conclusiones, sean éstas del responsable del KPI o de la persona de dirección apropiada. Sin embargo, lo importante es que los indicadores, una vez recogidas, sirvan para ser analizados y obtener conclusiones y medidas gracias a ellos. Si te limitas a recoger datos solo perderás tiempo y dinero.
¡Usa los Indicadores de Desempeño para motivar al personal!

Ventajas de los Indicadores de Desempeño

Animan a la participación. Bien empleados, los Indicadores de Desempeño propiciarán la participación de las personas en la gestión de la empresa. Al establecer una base común y objetiva desde la que pueda partir todo el mundo, que es más fácil de compartir que el subjetivo “yo creo”, la gente tendrá más facilidades para sumarse al debate.

También será más fácil trasladar al personal las necesidades de la compañía. Es más fácil sencillo plantear que necesitamos elevar la ejecución de pedidos por operario en 0,5 pedidos a la hora para mejorar a la competencia que “hay que hacer pedidos más rápido”.

Reducen los tiempos de entrega, distribución y preparación de pedidos. Si hablamos de logística, las mejoras de tus Indicadores de Desempeño irán ligados directamente a la optimización de tus tiempos de entrega. Ya sea distribuyendo palets, almacenando mercancías o en el ciclo total de tu cadena de suministro; acabarás dando un mejor servicio a tus clientes.

Mejoran el uso de los recursos disponibles. Analiza tus Indicadores para saber en qué partes de tus procesos has de realizar un mayor esfuerzo y en qué otras estás desaprovechando recursos de manera innecesaria. Lograr ese equilibrio hará que consigas más con menos, reduciendo tus costes.

Úsalos como fuente de motivación. A veces el establecimiento de mecanismos de control y medición se ve con recelo por parte de las plantillas. Como si se estuviera buscando un culpable al que señalar. Puedes darle la vuelta a esto motivando al personal para conseguir los objetivos marcados en tus Indicadores de Desempeño. Plantéalo como un reto y borra la posible percepción de que los KPI son una amenaza.

Aumentar la satisfacción del cliente. Si como hemos dicho, el objetivo final es la mejora de procesos, esta llevará necesariamente a una mayor satisfacción del cliente final. Y eso son buenas noticias.

Mide tu entorno. Ten en cuenta que los indicadores no están limitados a tus tareas. Tu proceso logístico es posible que se vea afectado por otras compañías y proveedores y, por tanto, también debes tener en cuenta la necesidad de medirles a ellos.

Un proceso habitual es certificar proveedores para valorar cuáles cumplen los requisitos exigidos por tu empresa. Si un proveedor evaluado, ya sea nuevo o antiguo, se sitúa por debajo de los estándares que marques podría perder esta condición de proveedor homologado.

Lograr cambiar el rendimiento de un proveedor es más difícil que variar el rendimiento dentro de tu propia compañía. Tal vez sea un proveedor estratégico con el que se desee continuar la relación o sea muy difícil romperla. En cualquier caso, tendrás que diseñar un plan para conseguir que alcance tus exigencias de servicio o para poder sustituirlo, llegado el caso.

Manos a la obra

Hasta aquí, la teoría; ahora, la práctica.

Vamos a poner un ejemplo para que puedas emplearlo desde hoy. Supongamos que queremos medir la productividad de nuestros empleados de almacén.
La persona responsable será el Jefe de Almacén, que informará a la dirección de los datos obtenidos mensualmente y el objetivo será evaluar mensualmente la productividad conseguida en las operaciones de almacén.

La fórmula empleada será: número de pedidos procesados por el almacén / costo total de la mano de obra de almacén. El personal de Recursos Humanos ayudará a obtener el costo mientras que el número de pedidos procesados se obtendrá del sistema informático del almacén.

Y ya tienes tu KPI listo para evaluar tu rendimiento. Pero… ¡Cuidado!

Interpreta tus datos

Por ejemplo, la productividad de los operarios de almacén puede darte un número que consideres bajo. Sin embargo, ¿dónde está el problema? ¿Los operarios no están rindiendo al ritmo adecuado? ¿Tienen herramientas suficientes o los estás comparando con el rendimiento de un almacén más automatizado que el tuyo? ¿O su productividad parece baja porque no tienen suficientes pedidos y pasan demasiado tiempo parados involuntariamente?

Acompaña al indicador de la productividad de los operarios con otro que mida el tiempo que tardan en completar cada pedido, y verás más fácilmente si el problema reside en los empleados o en la falta de carga de trabajo.

Es en este paso, durante el análisis, en el que obtendrás el jugo a tus Indicadores de Desempeño.

Algunos indicadores de Desempeño

1) Rotación de inventario ya sea en días / stock o vueltas anuales
2) Distancia por entrega
3) Unidades despachadas vs unidades pedidas
4) Costo de preparación de pedidos
5) Nivel de ocupación del almacén
6) Precisión en la preparación de pedidos
7) Reclamaciones por errores en el surtido de los pedidos

8) Exactitud del inventario en monto y unidades

9) Tiempos de descarga de recepciones
10) Tiempo de carga de pedidos

Escribanos a consultoria@ajramosycia.com para programar una visita a sus instalaciones y mostrarles como podemos implementar KPI´s en su Almacén/Centro de Distribución que permitan elevar sus indices de efectividad en cada uno de sus procesos.

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