Principios para implementar un almacén de clase mundial

En la actualidad el almacén está desempeñando un papel más vital que antes en el éxito (o en el fracaso) de las empresas, por ese motivo se debe tener una metodología para la implementación del plan maestro de los almacenes, para poder convertir el almacén en una pieza clave del éxito de la empresa.

A continuación describimos nuestra metodología:

Investigar las operaciones de almacenamiento con el fin de crear perfiles de las actividades de almacenamiento y fijar puntos de referencia o ¨benchmarks¨ para el desempeño de los almacenes.

Innovar, optimizar y simplificar las operaciones de almacenamiento en recepción y acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, despacho y flujo de materiales.

Implementar nuevos diseños de almacenamiento al realizar simulación para mejorar los procesos del almacén, automatizar las operaciones del almacén y humanizar las operaciones en el almacén.

Esta metodología se enlaza a un conjunto organizado de principios que separan las operaciones de almacenamiento de clase mundial de otras operaciones de almacenamiento de clase media o carentes de clase.

Estos principios fueron desarrollados durante una revisión retrospectiva de cientos de proyectos de almacenamiento que incluían diseño de almacenes, diseño de distribución de almacenes, los puntos de comparación o de referencia ¨benchmarks¨ para las operaciones de almacenamiento y diseño y aplicación de sistemas de administración de almacenes. Estos principios son los denominadores comunes de proyectos exitosos y de operaciones exitosas de almacenamiento, los cuales se describen a continuación:

Perfil. Establecer y mantener perfiles de pedidos, perfiles de actividad por artículo y perfiles de planificación para identificar las causas fundamentales de obstáculos en el proceso y de oportunidades para realizar mejoras contundentes.

Puntos de referencia o ¨benchmarks¨: Establecer puntos de referencia para evaluar el desempeño de los almacenes, sus prácticas e infraestructura operativa, con fines de comparación con normas de clase mundial y determinar mejoras en el desempeño. Para realizar mejoras y estimar la inversión factible en nuevos sistemas de manejo de materiales y de referencia junto con las mediciones de desempeño son vitales las actividades de investigación.

La creación de perfiles y de puntos de referencia a través de las mediciones es como hacer la tarea antes de un examen.  En este caso, el examen es el rediseño del proceso, el diseño de los sistemas de manejo de información y de materiales y la implementación del sistema.  La calificación obtenida en el examen se convierte en la nueva productividad, el tiempo de ciclo, la precisión y los indicadores de densidad de almacenamiento.  Al igual que en exámenes académicos, mientras mejor se prepare usted para el examen, mejor será su calificación en ese examen.  Otra forma de ver esto es que durante el proceso de creación de perfiles y de puntos de referencia no hay ningún rediseño escrito en piedra ni se ha invertido dinero alguno en nuevos sistemas.  Es durante esta etapa de un proyecto de reingeniería cuando existen mayores oportunidades para realizar mejoras y cuando son menores los costos de los cambios en el diseño.  Conforme un proyecto avanza desde su fase preliminar de conceptualización hasta el detalle de diseño, ejecución, depuración y mantenimiento, disminuyen exponencialmente las oportunidades para hacer mejoras y aumenta el costo de hacer cambios en el diseño.  Resulta, entonces, que las etapas iníciales de la preparación y conceptualización son las más importantes.

Simplificar. Consiste en reconfigurar los procesos de almacenamiento al eliminar trabajo innecesario y modernizar el proceso en la mayor medida posible.  Puesto que la mayor parte de las labores de almacenamiento se resume en el manejo de materiales y de información, las iniciativas de rediseño de procesos deberán simplificar estas dos actividades.

La simplificación o innovación ocurre después de crear perfiles y los puntos de referencia porque el personal del proyecto necesita el perfil de las actividades del almacén para poder generar creativamente nuevos procesos con un mínimo de trabajo y necesita los resultados de los puntos de referencia para determinar los objetivos de desempeño y saber de cuánto capital se dispone para los nuevos sistemas.

Automatizar. La automatización comprende dos pasos: computarizar y mecanizar.  Computarizar es justificar e implantar gradualmente sistemas de administración de almacenes, sistemas de almacenamiento sin usar papeles y herramientas de apoyo a las decisiones para poder mantener el perfil de actividades en el almacén, para darles seguimiento al desempeño y a la utilización de recursos en el almacén, y para aplicar procesos simplificados de almacenamiento.

Mecanizar es justificar e implementar gradualmente sistemas mecanizados de manejo de materiales y almacenamiento para mejorar el flujo en el almacén y la densidad del almacenamiento para ayudar a los operadores del almacén en las actividades más difíciles relacionadas con el manejo de materiales.

La computarización sucede después de la innovación porque el papel principal de ella es ejecutar y monitorear los procesos nuevos, ya simplificados.  Los requisitos de los sistemas de administración sin utilizar papeles deberían fluir con naturalidad de las definiciones de procesos desarrolladas durante la simplificación.

La mecanización ocurre después de computarizar porque el proceso de simplificar y computarizar debe reducir al mínimo la cantidad de mecanización necesaria. Inherentemente, las inversiones en sistemas mecanizados son menos flexibles que las inversiones en equipo y programas de cómputo.

Distribuir la planta. Una vez realizado el perfilado y el ¨benchmark¨ y simplificado el proceso a través de la automatización, procedemos a la distribución de la planta, es decir, a definir dónde se realizarán físicamente los procesos, dónde se ubicarán los sistemas de almacenamiento y de manejo de materiales, los flujos de materiales y de información y el personal, todo con el objetivo de maximizar el uso del espacio y el cubicaje. La simulación de los procesos es una herramienta que nos ayuda en esta actividad.

Humanizar. Humanizar las operaciones de almacenamiento involucra a todos los operarios del almacén en los procesos de rediseño.  Desarrollar objetivos de desempeño individual y en equipo y efectuar mejoras ergonómicas en toda actividad manual en el almacén.

Humanizar es el último paso, no porque los operarios sean el recurso menos importante en el almacén, sino todo lo contrario es cierto.  El conjunto total de destrezas y de requisitos culturales de la mano de obra no se conocerá hasta que se haya aplicado todos los principios anteriores.  Nuestra recomendación está basada en  consejo muy antiguo: Trate a los demás como le gustaría ser tratado. ¡Siempre funciona!

Aplicados en este orden, estos principios pueden ser y han sido usados para crear planes maestros para almacenes, para realizar la reingeniería de las operaciones en el almacén, para guiar proyectos de mejoras de los procesos del almacén y para establecer los requisitos para los sistemas de administración de almacenes.  Espero que le sean útiles en proyectos similares.  Si usted ya conoce el campo del almacenamiento, por favor avance al primer paso, la creación de perfiles.  Si para usted es nuevo el tema, seguramente le será útil el siguiente repaso de los fundamentos del almacenamiento.

Nuestro equipo de consultores pueden ayudarlo a innovar, optimizar y simplificar las operaciones de almacenamiento en recepción y acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, despacho y flujo de materiales de su almacén o centro de distribución con resultados inmediatos con un rápido retorno en la inversión.

Escríbanos a consultoria@ajramosycia.com y nos pondremos en contacto para platicar acerca de sus requerimientos y de cómo podemos ayudarlos a convertir su operación en un almacén de clase mundial.

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