Implementando conteos cíclicos en el almacén

La implementación de conteos cíclicos en el almacén es una estrategia que ofrece grandes beneficios para lograr  la exactitud del inventario, proporciona un método que permite dividir la tarea de verificación de inventarios a lo largo del año y de esa manera lograr una mayor eficiencia en el proceso y precisión en los registros de inventario. Con la experiencia y los conocimientos necesarios, las oportunidades de mejora que ofrece la implementación de un programa de conteos cíclicos son determinantes para lograr la exactitud de los inventarios, disminuir los tiempos de búsqueda de productos, reducir los costos operativos y ofrecer un alto nivel de servicio al cliente. Los conteos cíclicos son fáciles de entender. Tienen dos características fundamentales:

  • La verificación de stock ocurre continuamente durante el año, en lugar de hacerlo una vez.
  • Los artículos de inventario de alto valor reciben atención adicional.

El concepto es bastante simple. Los beneficios más importantes se producen como resultado de apartarse lo más posible del modelo de inventario físico anual:

  • Las comprobaciones continuas de inventario permiten una corrección más oportuna de las diferencias, las causas que los ocasionan y problemas subyacentes que conducen a errores de inventario.
  • La interrupción se minimiza porque cada recuento de ciclos individuales tiene una duración mucha más corta.
  • El proceso de verificación de stock se vuelve más preciso y eficiente a medida que se optimiza a través de la mejora continua.

¿Cuál es el efecto neto de adoptar el conteo cíclico? Bueno, como con cualquier iniciativa empresarial, variará de una organización a otra, en nuestra experiencia se pueden lograr indices de exactitud de ubicación de bin del 99%, reducción del inventario de seguridad del 30% al 50% e incrementos en la  eficiencia operacional del 15 al 20%  como resultado de la implementación de un programa de conteos cíclicos y es una de las 5 características más correlacionadas con el desempeño de «el mejor en su clase».

Determinación de la frecuencia de recuento de ciclos

Para decidir qué artículos se cuentan cuándo y con qué frecuencia, el conteo cíclico utiliza un modelo de asignación de grupo basado en el «valor» del artículo. El valor de un artículo se determina no solo por el costo de suministro unitario o su rotación, sino por la combinación de ambos factores, que representan la inversión total en ese artículo durante un período de tiempo determinado.

Un modelo ABC de 3 niveles es el estándar. Inspirándose en el principio de Pareto 80/20, los artículos dentro del 20% superior del costo total de suministro se asignarán al grupo A. El grupo B contendrá el siguiente 60%, mientras que el grupo C incluirá el 20% inferior

Agrupación ABC de elementos en el conteo de ciclos

Las asignaciones de 20% -60% -20% actúan como pautas. Dependiendo de la importancia de su inventario en términos de distribución del valor de los artículos, puede realizar ajustes en los puntos de división.

Estas divisiones grupales ABC no se realizan cómo ejercicio académico. Las asignaciones de grupo determinan la frecuencia con la que los artículos se contarán físicamente y se reconciliarán con los registros en libros.

Frecuencia de recuentos de artículos por grupo en el recuento de ciclos

Un modelo típico de frecuencia de recuento de ciclos podría ser algo así: 6 verificaciones anuales para el grupo A, 2 para el grupo B y 1 para el grupo C. A medida que la precisión del inventario aumenta con el tiempo, la frecuencia de las verificaciones puede disminuirse mientras se mantiene énfasis proporcional en artículos de mayor valor.

Adoptar un enfoque de conteo de ciclo

El enfoque de conteo cíclico ofrece algunas ventajas claras en comparación con el método tradicional de toma de inventario físico de fin de año. Las ventajas solo se incrementan a medida que aumenta la inversión de su organización en inventarios.
El conteos cíclicos también representan una iniciativa de mejora de la gestión de inventario que no requiere una inversión importante en equipos, servicios externos o recursos humanos.
Sin embargo, las empresas que consideren el cambio a un enfoque de conteo cíclico deben tener en cuenta que requerirá:

  • Un cambio en la asignación de recursos para la verificación de stock de un evento de fin de año singular a un proceso regular.
  • El nombramiento de un líder de procesos y la capacitación de los empleados para ejecutar la táctica.
  • Planificación cuidadosa para establecer protocolos de programación, seguimiento de precisión, proceso de ajuste e informes de gestión.
  • Un sistema de gestión de inventarios o almacén capaz de soportar el enfoque de conteo cíclico.

¿Qué tan exactos son los registros de inventario? Es una pregunta que probablemente te has hecho en más de una ocasión.
También es la pregunta respondida por un estudio realizado en 2011 por la Universidad de Chicago. Su investigación encontró que un enorme 65% de los 370,000 registros de inventario que estudiaron en 37 tiendas minoristas diferentes contenían errores.
No se requieren números extremos para hacer justificación del costo del recuento del ciclo de inventario, pero la presencia de los mismos no lo perjudica.

Los secretos para un exitoso conteo cíclico
El hecho es que no hay escasez de expertos que han informado que los conteos cíclicos son un método confiable para lograr la precisión de los registros de inventario de más del 95%. 1 , 2 , 3
En un comercio minorista, distribución, fabricación u otro negocio centrado en el inventario, es difícil subestimar la influencia que pueden tener los registros de inventario precisos sobre la eficiencia operativa (reducción de costos) y el servicio al cliente (aumento de ventas).
Considere solo un puñado de los beneficios comerciales que proporciona el inventario preciso a través de una mejor eficiencia y servicio:

Mejoras en la eficiencia operacional

  • Reducción del “stock de seguridad”
  • Reducción de costos de almacenaje y transporte
  • Confiabilidad de la exactitud de los inventarios
  • Una reducción de artículos extraviados reducen los costos de recolección

Mejoras en el servicio

  • Reducción de  ventas perdidas debido a artículos fuera de stock
  • Reducción de retrasos en el surtido de pedidos
  • Mayor confianza en las ventas en base a la fiabilidad de los inventarios.
  • Reducción de pedidos incompletos a clientes

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