Como mejorar la exactitud de los inventarios

Conteos cíclicos

La exactitud del inventario es posiblemente la métrica más importante para el éxito de una empresa de manufactura, distribución o retail. Sin los niveles adecuados de inventarios, la empresa no puede planificar o pronosticar, su cadena de suministro fallará, los costos subirán, los clientes estarán descontentos y la rentabilidad de la empresa bajará. Esto es un gran efecto de una métrica simple cuya importancia es muy a menudo subestimada.

La amenaza del alto costo del inventario, un problema latente en muchas empresas
Indistintamente que usted sea un fabricante, distribuidor o tienda de retail, los costos de inventario pueden representar una amenaza financiera significativa para la empresa. El temor al riesgo de no cumplir con las entregas a los clientes en tiempo y forma puede ser una causa clave de exceso de inventario. Es una trampa en la que cualquiera puede caer.

Muchos CMO experimentan rotación de inventario de solo uno o menos cuando las mejores prácticas de la industria son de tres o más. Los desabastecimientos son inaceptables en el entorno actual, por lo que si no puede satisfacer la demanda de sus clientes probablemente acudirán a un competidor. Al temer este resultado, los tomadores de decisiones se aferran a contar con altos niveles de inventario de seguridad  cuando estos pesan y afectan el flujo de efectivo de la empresa, flujo  que se podría utilizar para desarrollar o incorporar nuevas lineas de producto, canales de distribución, promociones y servicios que podrían diferenciarlo en un mercado hipercompetitivo.

La visibilidad es crítica para la gestión de inventario

Otra causa del exceso de inventario es la falta de visibilidad que conlleva la adquisición de más inventario. Muchas empresas no cuentan con una visibilidad completa de sus inventarios hasta que llega a los muelles de recepción y aún allí por diferentes razones no se registran en el sistema y consecuentemente no aparecen disponibles para venta o surtido de pedidos.

¿Qué es la exactitud del inventario?

La precisión del inventario generalmente se expresa como un porcentaje, y nos referimos a ella como «tenemos una precisión del 95 por ciento». Muchas personas pueden pensar que esto significa que el 95% de los registros de saldos disponibles son correctos. Pero para ser una verdadera medida de precisión, la compañía necesita cuatro factores para estar en lo cierto: 

  • Los totales de saldo disponibles deben ser precisos.
  • Las ubicaciones y los conteos de ubicación deben ser correctos.
  • Las etiquetas de los ítems o tarimas y su identificación deben estar presentes.
  • Si la empresa utiliza el seguimiento de números de serie o de lote, el registro de inventario también debe identificar correctamente los números de lote o de serie disponibles por ubicación.

Solo hay una forma de ser preciso. Exactitud significa que cuando un empleado va a la ubicación que aparece en el registro, el producto este allí, en esa ubicación exacta, en la cantidad registrada, por lote o número de serie y correctamente etiquetada.

Ahora contemos las formas en que el inventario puede ir mal
El inventario no es exacto si: 

  • La información de los registros no corresponde a la realidad
  • El recuento total es correcto, pero el produces encuentra en varias ubicaciones y el recuento por ubicación específica es incorrecto.
  • El número de lote es incorrecto.
  • Los números de serie en la ubicación difieren del registro.
  • El artículo no se encuentra en la ubicación designada,
  • El elemento está en varias ubicaciones, pero no todas las ubicaciones forman parte del registro.
  • Los artículos se identifican o se etiquetan incorrectamente, incluso si el recuento disponible es correcto.
  • Los artículos se mezclan en la ubicación.
  • Encuentras artículos que no están incluidos en el saldo disponible o en los registros de ubicación.

Maneras de mejorar la exactitud del inventario
Es fácil ver que hay más formas de equivocarse que de ser correctas cuando se trata de la exactitud del inventario. En caso de que alguno de estos escenarios te suene familiar, aquí hay algunas de las mejores prácticas que puede considerar para mejorar la exactitud.

Estandarizar sus tarimas (pallets)

El orden cuenta cuándo se trata del almacenamiento del inventario y la estandarización de cajas y tarimas puede ayudar a mantenerlo y de esa manera facilitar el trabajo de selección de pedidos. Cuando ha mezclado tamaños de cajas o tarimas en un solo rack, es fácil que los los más pequeños sean empujados detrás de los más grandes, donde pueden permanecer invisibles durante meses. Durante el tiempo en que el contenedor está oculto, sus registros de inventario pueden reflejar un saldo que su personal no puede localizar, lo que resulta en una pérdida de tiempo y lo que es peor, en clientes insatisfechos.

Sé un fanático del etiquetado

Algunos almacenes escriben números de pieza en cartones con marcadores o bolígrafos, lo que puede causar errores potenciales. Las etiquetas manuscritas también pueden ser difíciles de leer. La persona que escribe el número de pieza puede transponer los dígitos, lo que resulta en productos mal etiquetados, o la caja puede ser reutilizada, lo que resulta en productos mal etiquetados.

Implementar un buen programa de impresión de etiquetas de código de barras es un paso importante para mejorar la exactitud. Las etiquetas deben incluir información legible del producto, así como códigos de barras, y las etiquetas deben ser lo suficientemente grandes como para poder leerlas fácilmente desde la distancia de selección ya sea a pie o en montacargas.

Implemente el conteo cíclico para la mejora continua
Muchas compañías inician un programa de conteo cíclico parcial, cuentan 20 artículos y se dan por satisfechos cuando 19 artículos coinciden con el total disponible. Si es cierto que esto podría interpretarse con una precisión del 95%, podría no serlo. Asegúrese de validar que las ubicaciones, los lotes, números de serie  y las etiquetas sean precisos, así como el total.

Muchas veces, el problema real con los conteos de ciclos es que las personas no entienden claramente su propósito. La idea no es simplemente corregir los errores en el balance en mano sino el identificar las causas de las discrepancias. El conteo cíclico es ante todo un procedimiento de control de calidad y mejora continua.

Si se encuentra un error durante un recuento, debe existir un procedimiento operativo estándar para rastrear cómo ocurrió el error y ajustar el proceso para que ese error no vuelva a ocurrir. Así es como funciona la mejora continua.

Puede descubrir problemas de falta de capacitación, problemas de equipo, problemas en los procesos utilizados o cualquier otro. El punto es resolver el problema, no enterrarlo.

Cómo calcular la exactitud del inventario
Para calcular la precisión del inventario, divida el número de artículos contados que coinciden perfectamente con cada registro por el número total de artículos contados. El número resultante es la precisión de su balance de inventario. Los sistemas de inventarios o de gestión de almacenes incluyen herramientas e informes para simplificar el recuento cíclico y los cálculos de precisión de inventario.

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