Acelerar la entrega de pedidos a clientes, o morir

A medida que Amazon, Walmart, Mercado Libre y otros minoristas del comercio electrónico continúan reduciendo los tiempos de entrega, los consumidores presionan a los competidores tradicionales para que mantengan el ritmo.

¿Qué porcentaje de consumidores en todo el mundo están dispuestos a pagar por la entrega el mismo día o más rápido? Según la Encuesta Global de Perspectivas del Consumidor 2018 de PwC, 88% comparado con el 23% de hace dos años. En consecuencia, no es sorprendente que más de la mitad de los minoristas en América del Norte ahora ofrezcan entregas el mismo día en respuesta a esta tendencia. 

Desafíos que enfrenta el almacén
El aumento de la demanda de entrega en el mismo día o día siguiente se extiende más allá de los minoristas de comercio electrónico, ya que los clientes tienen expectativas similares para todos los distribuidores. La cadena de suministro necesitará adaptar las redes existentes e implementar nuevas tecnologías para mantener el ritmo, pero esto no es algo que los distribuidores puedan implementar de la noche a la mañana. Entonces, ¿qué se necesita para preparar una cadena de suministro para la entrega el mismo día y cómo pueden los distribuidores preparar sus almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) robusto y centrado en el usuario que ofrezca información en tiempo real, lo suficientemente flexible como para escalar a medida que crecen las operaciones es clave para hacer que las empresas de distribución funcionen más rápido, mejor y con mayor eficiencia operacional. Esto crea una oportunidad significativa para que estas organizaciones agreguen valor, sigan siendo competitivas y aumenten la reputación de la compañía dentro del almacén. Los distribuidores que ofrecen entregas el mismo día o al día siguiente aumentan las tasas de conversión de ventas y la rentabilidad. Estos mismos distribuidores exhiben una imagen comercial líder y contemporánea de la industria.

Operando al máximo rendimiento
Satisfacer las expectativas de entrega existentes ya está demostrando ser un desafío para muchas organizaciones; cambiar a plazos de entrega aún más cortos puede requerir importantes inversiones en instalaciones, personas y tecnología. El almacén es el corazón de la cadena de suministro y es crucial para mantener el flujo de inventario. La gestión de un almacén no solo implica la supervisión del inventario y la planificación del piso, sino que también implica el manejo del tráfico que entra y sale del almacén. Un WMS de calidad debería ayudar a gestionar la carga y el transporte de entrada y salida.

Un WMS también puede ayudar a los gerentes de las instalaciones a prepararse y resolver una serie de desafíos organizacionales relacionados con la ejecución de la entrega el mismo día o día siguiente. Por ejemplo, un WMS facilita a cualquier trabajador realizar sus tareas de una manera más rápida y eficiente. De hecho, los gerentes de almacén pueden usar el WMS para crear procesos basados en reglas para asignar las tareas correctas a las personas indicadas en el orden correcto. El WMS se asegurará de que los pedidos del mismo día o del día siguiente se prioricen correctamente, de modo que se recojan, empaqueten y envíen en el orden correcto en relación con los otros pedidos en el sistema.

Soluciones integradas de envío y dimensionamiento
Muchos proveedores de WMS ya han agregado sistemas de envío integrados a sus plataformas. Un WMS con un software integrado de envío de paquetes fácil de usar puede simplificar el envío de almacén, el seguimiento de paquetes y la gestión de rutas para llevar los productos a los clientes de forma rápida, segura y asequible. El software que proporciona una solución de envío de múltiples transportistas y encuentra automáticamente la opción más rápida o la tarifa de envío más baja disponible de todos los transportistas es fundamental para cumplir con los cronogramas de entrega de envío acelerado.

El dimensionamiento es otro aspecto de la preparación del envío que puede ayudar a llevar su almacén al siguiente nivel. Por ejemplo, la tecnología 3-D ahora facilita el cálculo del mejor empaque y ayuda a determinar la mejor opción de envío. Conecte esta tecnología a una solución de software de cubicaje, junto con un WMS robusto, y tendrá una forma más rápida de llevar un producto al embalaje y al exterior, ahorrando tiempo y dinero.

Cumpla (y supere) las expectativas del cliente
Por último, la ejecución constante de la entrega el mismo día o al día siguiente puede tener un impacto en la experiencia del cliente y la lealtad a la marca. En el pasado, cuando los negocios se realizaban en el campo de golf, a menudo se trataba de con quién tenía una relación establecida y se sentía bien. En estos días, es muy fácil para los clientes llevar sus negocios a otra parte. Los distribuidores que reconocen esto y se esfuerzan por cumplir constantemente su promesa continuarán impresionando a los clientes, aferrándose a ellos por más tiempo y, como resultado, harán crecer su negocio.

Las empresas tradicionales enfrentan interrupciones y disolución como nunca antes, por lo que la capacidad de responder a los requisitos y expectativas cambiantes de los clientes es más crítica que nunca. En otras palabras, los almacenes pronto se regirán por las expectativas cambiantes de nuestros clientes y la necesidad de cumplimiento instantáneo y entrega acelerada. Ya sea la velocidad de entrega o la fuerza de la estrategia general de distribución, solo el más apto y el más rápido, sobrevivirá.

¿Quieres saber más sobre como implementar los procesos y procedimientos que te permita acelerar tus entregas a los clientes? Escribanos a agustin@ajramosycia.com, o llámenos al (55) 4619-0934.

10 efectivos consejos para optimizar su cadena de suministro

Las cadenas de suministro son ecosistemas complejos de personas, herramientas y estrategias que son cada vez más difíciles de administrar de manera eficiente. Con tantas partes interesadas involucradas en el proceso, solo un plan integral de gestión de la cadena de suministro puede ayudarlo a mejorar los resultados comerciales a largo plazo. No es una hazaña que puede lograr con solo una herramienta o técnica importante, sino más bien un procedimiento gradual que requiere mucho tiempo y una serie de pasos más pequeños. Desafortunadamente, parece que casi el 50% de las pymes no realizan un seguimiento del inventario o utilizan un método manual. Debe ser más responsable que eso y hacer lo que sea necesario para maximizar la productividad de su ecosistema. Queremos ayudarlo con eso, así que siga leyendo para conocer los 10 consejos más efectivos para optimizar su cadena de suministro.

  1. Mejorar la gestión de inventario

Todo comienza con la gestión de inventario , por lo que debería ser el primer elemento en su lista de optimización. La forma de hacerlo depende principalmente de las peculiaridades de su negocio, pero las tácticas más populares incluyen las siguientes:

  • Priorizar productos basados en la metodología ABC
  • Crear contingencias para el inventario de tuberías
  • Realice análisis periódicos de su sistema de gestión de inventario.

2. Solidificar los procedimientos internos.

Los gerentes de la cadena de suministro no pueden permitirse operaciones aleatorias. Por el contrario, debe crear un conjunto de reglas claramente definidas para solidificar los procedimientos internos.

Jake Gardner, un escritor de ensayos a cargo de temas relacionados con los negocios, afirma que cada organización necesita un manual paso a paso: «De esa manera, sus empleados no necesitarán tomar decisiones. Actuarán según sus instrucciones y, por lo tanto, se volverán más productivos muy pronto ”.

3. Fortalecer la colaboración con socios externos.

La razón principal por la que la gestión de la cadena de suministro es difícil es que nadie realmente puede comportarse de manera independiente aquí. Debe colaborar con muchos socios externos, por lo que le recomendamos encarecidamente que fortalezca las relaciones y comparta información de manera transparente. Si los proveedores y minoristas siguen enviándole los datos correctos de manera oportuna, puede estar seguro de que mejorará su cadena de suministro.

4. Use una plataforma de automatización

No hace falta decirlo, pero debemos recordarle que las plataformas de automatización se han convertido en la esencia de la industria de la logística. Después de todo, es por eso que el 50% de las empresas creen que los avances tecnológicos tienen un fuerte impacto en la cadena de suministro, la logística y las operaciones de transporte.

5. Habilite el seguimiento en tiempo real

Este consejo va de la mano con el anterior, ya que será mucho más fácil habilitar el seguimiento en tiempo real con una plataforma de automatización confiable a su disposición.

Es una técnica de optimización crítica porque las cosas cambian extremadamente rápido en la gestión del suministro, por lo que debe contar con información oportuna si desea reaccionar adecuadamente. No solo lo ayudará a trabajar más rápido, sino también a reducir el desperdicio de presupuesto y aumentar las tasas de satisfacción del cliente.

6. Mejorar la gestión de devoluciones

La forma en que maneja los retornos es uno de los indicadores más significativos de la eficiencia profesional de su equipo. Esto es exactamente por qué debería mejorar la gestión de devoluciones al identificar patrones comunes de devolución de productos. De esa manera, puede eliminar las deficiencias y minimizar la pérdida de clientes a largo plazo.

7. Subcontratar operaciones no centrales

La cadena de suministro es tan compleja que a menudo aturde y confunde incluso a los mejores gerentes. Con tantos interesados involucrados, a veces es simplemente imposible controlar internamente todos los aspectos de sus operaciones.

Si tiene dificultades para manejarlo todo sin ayuda, lo alentamos a que se concentre en sus tareas principales y externalice las operaciones no centrales. Aunque puede parecer una decisión costosa al principio, en realidad le ahorrará mucho tiempo y dinero mientras viaja.

Es como un estudiante que busca ayuda con las tareas en línea : a veces es mucho más inteligente externalizar el trabajo porque el resultado final será mucho mejor.

8. Encuentre una manera de diversificar los riesgos

La diversificación de riesgos es otro aspecto importante de la gestión de la cadena de suministro. Nunca debe confiar en un proveedor exclusivo porque se volverá dependiente y perderá el poder de negociación. Pero si encuentra múltiples proveedores, puede comportarse de manera más flexible y solicitar reducciones de precios con mayor frecuencia.

9. Diversificar cartera

La diversificación se extiende mucho más allá de las asociaciones comerciales, ya que también debe pensar en la forma de modificar su cartera. No desea que todo el negocio dependa de un puñado de productos, por lo que es mejor pensar en expandir su oferta y aumentar la base de clientes.

10. Esté atento a las tendencias de la industria.

Las cadenas de suministro están evolucionando, lo que significa que las cosas que haces hoy pueden no ser relevantes el próximo año. En tales circunstancias, nuestra sugerencia final es vigilar las tendencias de la industria y buscar constantemente nuevas alternativas comerciales.

Si no lo mides no lo puedes mejorar: Implementando Indicadores de Desempeño en el almacén

Indicadores

Tomar decisiones es una de las cosas más complicadas, tanto en la vida profesional como en la personal. A menudo sentimos que no tenemos a nuestra disposición todos los datos posibles para acertar con el camino a seguir y tenemos que recurrir a nuestra intuición, a una impresión o a una corazonada.

Sin embargo, ¿es necesario que esto sea así? La respuesta es que no. O, al menos, hay numerosas herramientas para conseguir que tus decisiones estén más basadas en el “yo sé” que en el “yo creo”. Y una de las que más te van a facilitar la gestión de tu día a día son los Indicadores de Desempeño, o KPI en sus siglas en inglés (Key Performance Indicators).

Qué son los Indicadores de Desempeño? Los Indicadores de Desempeño (KPI´s) recogen numéricamente el rendimiento de nuestra empresa en apartados que consideramos clave para su funcionamiento. En la logística, nuestra especialidad, pueden reflejar el porcentaje de entregas a tiempo, la velocidad en la preparación de los pedidos, el tiempo de rotación del stock, y un casi infinito etcétera.

Son un instrumento de lectura de la progresión de la empresa. De su pasado, de su presente y de su evolución futura. Y deben ayudarte a detectar con facilidad las amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas de tu compañía.

Cómo diseñar Indicadores de Desempeño? Siempre que puedas, mantenlo simple. Han de ser sencillos de realizar, entender, registrar e interpretar para que sean útiles y aplicables.

“En una organización se debe contar con el mínimo número posible de indicadores que nos garanticen contar con información constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, productividad, calidad, la ejecución presupuestaria, la incidencia en la gestión, todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organización.

Siempre hay que medir en comparación a algo. Para ello se pueden establecer diversos parámetros: el histórico de la empresa, el estándar del sector, el de la competencia directa, el teórico, el que desean los usuarios, el que esperan los usuarios, el planificado por la empresa, etc.

Los indicadores de desempeño han de estar estandarizados en la medida de lo posible, para saber situarte dentro de tu mercado. Establecer métricas muy particulares o personalizadas puede dificultar el análisis del dato obtenido, al no tener una referencia similar con la que compararlo.

Otro aspecto importante es que deben estar en relación con la visión, misión y valores de la compañía. Para así comprobar si realmente la compañía está alineada con su propio plan estratégico y de marca.

Los KPI´s han de ser un medio para tomar decisiones, reformar procesos e influir en la gestión, no un fin en sí mismos. ¿Qué hemos hecho o dejado de hacer para que esta cifra mejore o empeore? ¿Qué vamos a hacer a partir de ahora para cambiar la tendencia?

Pasos para Definir un Indicador de Desempeño. Decide el proceso de tu cadena logística que se va a monitorizar: almacenaje, distribución, atención al cliente, compras, preparación de pedidos, manipulación de productos, etc. Dependiendo de las necesidades de cada empresa se puede llegar a pormenorizar diseñando varios indicadores para cada uno de estos procesos.

La profundidad a la que llegues debe adaptarse, además de a tus necesidades, a tus posibilidades. Puede ser contraproducente establecer demasiados parámetros, consiguiendo que seguirlos entorpezca y empeore el rendimiento. Sí es recomendable, sin embargo, tener al menos un KPI para cada uno de tus principales procesos. Mantenlo tan simple como sea posible.

Crea fórmula para medirlo. Es importante que la fórmula sea lo más sencilla posible y tener bien claro los factores que hay que valorar para que el resultado refleje una imagen fiable de la realidad. También hemos de asegurarnos de que sea la misma fórmula a lo largo del tiempo, para que los datos que tengas sean comparables entre sí.

Definir en qué unidad vas a medir el desempeño. Por ejemplo, puedes medir la preparación de pedidos de tu almacén en pedidos por hora, en pedidos por trabajador y hora o en pedidos por cada peso de costo. Puedes medir el tiempo que te lleva una tarea, el gasto, la calidad conseguida, etc.

Fija el objetivo que se quiere alcanzar Si vas a empezar con un nuevo KPI es posible que no tengas una referencia propia para guiarte. Sin embargo, para comenzar puedes buscar información sobre tu industria para conocer cuáles son los estándares y tener un punto de partida.

Mejora continuamente el indicador. El objetivo final de establecer indicadores de desempeño es mejorar continuamente los procesos de tu empresa. Por ello, tienes que asumir y hacer llegar a los empleados que estos indicadores han de revisarse siempre al alza, porque siempre hay espacio para la mejora.

Compara los resultados obtenidos respecto a la competencia. Hacer benchmarking es una técnica tan antigua como efectiva. Así sabrás tu posición respecto a tus competidores. Podrás poner en perspectiva tus cifras para saber si solo estás en el buen camino para alcanzar los niveles del líder de tu mercado o si, aún mejor, estás ya ofreciendo el mejor servicio.

Elementos de los Indicadores de Desempeño
Ahora necesitas dar forma y plasmar en papel tu Indicador de Desempeño. Para ello hay algunos puntos que no pueden faltar:

Responsable. Quién se asegura de que se está utilizando el KPI, de que se están recogiendo los datos y de que el resultado del KPI es transmitido al personal de dirección que ha de tener conocimiento de él.

Puntos de lectura. Dónde, qué y/o quién mide los resultados. Esto incluye en qué punto se analizan, si se obtienen a través de un determinado programa o máquina, qué empleado es el encargado de recoger las cifras, etc.

Periodicidad. Es decir, cada cuánto se miden los resultados. Esto es importante tanto a la hora de saber cuándo registrarlo como a la hora del análisis. ¿Queremos un dato diario, semanal, mensual o anual? Hemos de encontrar el equilibrio para que el dato sea actual, que haya pasado suficiente tiempo para ver la tendencia y que el plazo no sea tan corto que obtenerlo suponga una sobrecarga inútil de trabajo.

Registro de datos y presentación. Los resultados han de ser numéricos y ha de definirse cómo van a ser presentados. Ya sea simplemente las cifras, si se van a emplear tablas, gráficas, el histórico del indicador, etc. Conservando su uniformidad para futuras muestras.

Conclusiones. Las fichas de los indicadores pueden incluir un espacio para reflejar por escrito las conclusiones, sean éstas del responsable del KPI o de la persona de dirección apropiada. Sin embargo, lo importante es que los indicadores, una vez recogidas, sirvan para ser analizados y obtener conclusiones y medidas gracias a ellos. Si te limitas a recoger datos solo perderás tiempo y dinero.
¡Usa los Indicadores de Desempeño para motivar al personal!

Ventajas de los Indicadores de Desempeño

Animan a la participación. Bien empleados, los Indicadores de Desempeño propiciarán la participación de las personas en la gestión de la empresa. Al establecer una base común y objetiva desde la que pueda partir todo el mundo, que es más fácil de compartir que el subjetivo “yo creo”, la gente tendrá más facilidades para sumarse al debate.

También será más fácil trasladar al personal las necesidades de la compañía. Es más fácil sencillo plantear que necesitamos elevar la ejecución de pedidos por operario en 0,5 pedidos a la hora para mejorar a la competencia que “hay que hacer pedidos más rápido”.

Reducen los tiempos de entrega, distribución y preparación de pedidos. Si hablamos de logística, las mejoras de tus Indicadores de Desempeño irán ligados directamente a la optimización de tus tiempos de entrega. Ya sea distribuyendo palets, almacenando mercancías o en el ciclo total de tu cadena de suministro; acabarás dando un mejor servicio a tus clientes.

Mejoran el uso de los recursos disponibles. Analiza tus Indicadores para saber en qué partes de tus procesos has de realizar un mayor esfuerzo y en qué otras estás desaprovechando recursos de manera innecesaria. Lograr ese equilibrio hará que consigas más con menos, reduciendo tus costes.

Úsalos como fuente de motivación. A veces el establecimiento de mecanismos de control y medición se ve con recelo por parte de las plantillas. Como si se estuviera buscando un culpable al que señalar. Puedes darle la vuelta a esto motivando al personal para conseguir los objetivos marcados en tus Indicadores de Desempeño. Plantéalo como un reto y borra la posible percepción de que los KPI son una amenaza.

Aumentar la satisfacción del cliente. Si como hemos dicho, el objetivo final es la mejora de procesos, esta llevará necesariamente a una mayor satisfacción del cliente final. Y eso son buenas noticias.

Mide tu entorno. Ten en cuenta que los indicadores no están limitados a tus tareas. Tu proceso logístico es posible que se vea afectado por otras compañías y proveedores y, por tanto, también debes tener en cuenta la necesidad de medirles a ellos.

Un proceso habitual es certificar proveedores para valorar cuáles cumplen los requisitos exigidos por tu empresa. Si un proveedor evaluado, ya sea nuevo o antiguo, se sitúa por debajo de los estándares que marques podría perder esta condición de proveedor homologado.

Lograr cambiar el rendimiento de un proveedor es más difícil que variar el rendimiento dentro de tu propia compañía. Tal vez sea un proveedor estratégico con el que se desee continuar la relación o sea muy difícil romperla. En cualquier caso, tendrás que diseñar un plan para conseguir que alcance tus exigencias de servicio o para poder sustituirlo, llegado el caso.

Manos a la obra

Hasta aquí, la teoría; ahora, la práctica.

Vamos a poner un ejemplo para que puedas emplearlo desde hoy. Supongamos que queremos medir la productividad de nuestros empleados de almacén.
La persona responsable será el Jefe de Almacén, que informará a la dirección de los datos obtenidos mensualmente y el objetivo será evaluar mensualmente la productividad conseguida en las operaciones de almacén.

La fórmula empleada será: número de pedidos procesados por el almacén / costo total de la mano de obra de almacén. El personal de Recursos Humanos ayudará a obtener el costo mientras que el número de pedidos procesados se obtendrá del sistema informático del almacén.

Y ya tienes tu KPI listo para evaluar tu rendimiento. Pero… ¡Cuidado!

Interpreta tus datos

Por ejemplo, la productividad de los operarios de almacén puede darte un número que consideres bajo. Sin embargo, ¿dónde está el problema? ¿Los operarios no están rindiendo al ritmo adecuado? ¿Tienen herramientas suficientes o los estás comparando con el rendimiento de un almacén más automatizado que el tuyo? ¿O su productividad parece baja porque no tienen suficientes pedidos y pasan demasiado tiempo parados involuntariamente?

Acompaña al indicador de la productividad de los operarios con otro que mida el tiempo que tardan en completar cada pedido, y verás más fácilmente si el problema reside en los empleados o en la falta de carga de trabajo.

Es en este paso, durante el análisis, en el que obtendrás el jugo a tus Indicadores de Desempeño.

Algunos indicadores de Desempeño

1) Rotación de inventario ya sea en días / stock o vueltas anuales
2) Distancia por entrega
3) Unidades despachadas vs unidades pedidas
4) Costo de preparación de pedidos
5) Nivel de ocupación del almacén
6) Precisión en la preparación de pedidos
7) Reclamaciones por errores en el surtido de los pedidos

8) Exactitud del inventario en monto y unidades

9) Tiempos de descarga de recepciones
10) Tiempo de carga de pedidos

Escribanos a consultoria@ajramosycia.com para programar una visita a sus instalaciones y mostrarles como podemos implementar KPI´s en su Almacén/Centro de Distribución que permitan elevar sus indices de efectividad en cada uno de sus procesos.

Principios para implementar un almacén de clase mundial

Almacén de clase mundial

En la actualidad el almacén está desempeñando un papel más vital que antes en el éxito (o en el fracaso) de las empresas, por ese motivo se debe tener una metodología para la implementación del plan maestro de los almacenes, para poder convertir el almacén en una pieza clave del éxito de la empresa.

A continuación describimos nuestra metodología:

Investigar las operaciones de almacenamiento con el fin de crear perfiles de las actividades de almacenamiento y fijar puntos de referencia o ¨benchmarks¨ para el desempeño de los almacenes.

Innovar, optimizar y simplificar las operaciones de almacenamiento en recepción y acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, despacho y flujo de materiales.

Implementar nuevos diseños de almacenamiento al realizar simulación para mejorar los procesos del almacén, automatizar las operaciones del almacén y humanizar las operaciones en el almacén.

Esta metodología se enlaza a un conjunto organizado de principios que separan las operaciones de almacenamiento de clase mundial de otras operaciones de almacenamiento de clase media o carentes de clase.

Estos principios fueron desarrollados durante una revisión retrospectiva de cientos de proyectos de almacenamiento que incluían diseño de almacenes, diseño de distribución de almacenes, los puntos de comparación o de referencia ¨benchmarks¨ para las operaciones de almacenamiento y diseño y aplicación de sistemas de administración de almacenes. Estos principios son los denominadores comunes de proyectos exitosos y de operaciones exitosas de almacenamiento, los cuales se describen a continuación:

Perfil. Establecer y mantener perfiles de pedidos, perfiles de actividad por artículo y perfiles de planificación para identificar las causas fundamentales de obstáculos en el proceso y de oportunidades para realizar mejoras contundentes.

Puntos de referencia o ¨benchmarks¨: Establecer puntos de referencia para evaluar el desempeño de los almacenes, sus prácticas e infraestructura operativa, con fines de comparación con normas de clase mundial y determinar mejoras en el desempeño. Para realizar mejoras y estimar la inversión factible en nuevos sistemas de manejo de materiales y de referencia junto con las mediciones de desempeño son vitales las actividades de investigación.

La creación de perfiles y de puntos de referencia a través de las mediciones es como hacer la tarea antes de un examen.  En este caso, el examen es el rediseño del proceso, el diseño de los sistemas de manejo de información y de materiales y la implementación del sistema.  La calificación obtenida en el examen se convierte en la nueva productividad, el tiempo de ciclo, la precisión y los indicadores de densidad de almacenamiento.  Al igual que en exámenes académicos, mientras mejor se prepare usted para el examen, mejor será su calificación en ese examen.  Otra forma de ver esto es que durante el proceso de creación de perfiles y de puntos de referencia no hay ningún rediseño escrito en piedra ni se ha invertido dinero alguno en nuevos sistemas.  Es durante esta etapa de un proyecto de reingeniería cuando existen mayores oportunidades para realizar mejoras y cuando son menores los costos de los cambios en el diseño.  Conforme un proyecto avanza desde su fase preliminar de conceptualización hasta el detalle de diseño, ejecución, depuración y mantenimiento, disminuyen exponencialmente las oportunidades para hacer mejoras y aumenta el costo de hacer cambios en el diseño.  Resulta, entonces, que las etapas iníciales de la preparación y conceptualización son las más importantes.

Simplificar. Consiste en reconfigurar los procesos de almacenamiento al eliminar trabajo innecesario y modernizar el proceso en la mayor medida posible.  Puesto que la mayor parte de las labores de almacenamiento se resume en el manejo de materiales y de información, las iniciativas de rediseño de procesos deberán simplificar estas dos actividades.

La simplificación o innovación ocurre después de crear perfiles y los puntos de referencia porque el personal del proyecto necesita el perfil de las actividades del almacén para poder generar creativamente nuevos procesos con un mínimo de trabajo y necesita los resultados de los puntos de referencia para determinar los objetivos de desempeño y saber de cuánto capital se dispone para los nuevos sistemas.

Automatizar. La automatización comprende dos pasos: computarizar y mecanizar.  Computarizar es justificar e implantar gradualmente sistemas de administración de almacenes, sistemas de almacenamiento sin usar papeles y herramientas de apoyo a las decisiones para poder mantener el perfil de actividades en el almacén, para darles seguimiento al desempeño y a la utilización de recursos en el almacén, y para aplicar procesos simplificados de almacenamiento.

Mecanizar es justificar e implementar gradualmente sistemas mecanizados de manejo de materiales y almacenamiento para mejorar el flujo en el almacén y la densidad del almacenamiento para ayudar a los operadores del almacén en las actividades más difíciles relacionadas con el manejo de materiales.

La computarización sucede después de la innovación porque el papel principal de ella es ejecutar y monitorear los procesos nuevos, ya simplificados.  Los requisitos de los sistemas de administración sin utilizar papeles deberían fluir con naturalidad de las definiciones de procesos desarrolladas durante la simplificación.

La mecanización ocurre después de computarizar porque el proceso de simplificar y computarizar debe reducir al mínimo la cantidad de mecanización necesaria. Inherentemente, las inversiones en sistemas mecanizados son menos flexibles que las inversiones en equipo y programas de cómputo.

Distribuir la planta. Una vez realizado el perfilado y el ¨benchmark¨ y simplificado el proceso a través de la automatización, procedemos a la distribución de la planta, es decir, a definir dónde se realizarán físicamente los procesos, dónde se ubicarán los sistemas de almacenamiento y de manejo de materiales, los flujos de materiales y de información y el personal, todo con el objetivo de maximizar el uso del espacio y el cubicaje. La simulación de los procesos es una herramienta que nos ayuda en esta actividad.

Humanizar. Humanizar las operaciones de almacenamiento involucra a todos los operarios del almacén en los procesos de rediseño.  Desarrollar objetivos de desempeño individual y en equipo y efectuar mejoras ergonómicas en toda actividad manual en el almacén.

Humanizar es el último paso, no porque los operarios sean el recurso menos importante en el almacén, sino todo lo contrario es cierto.  El conjunto total de destrezas y de requisitos culturales de la mano de obra no se conocerá hasta que se haya aplicado todos los principios anteriores.  Nuestra recomendación está basada en  consejo muy antiguo: Trate a los demás como le gustaría ser tratado. ¡Siempre funciona!

Aplicados en este orden, estos principios pueden ser y han sido usados para crear planes maestros para almacenes, para realizar la reingeniería de las operaciones en el almacén, para guiar proyectos de mejoras de los procesos del almacén y para establecer los requisitos para los sistemas de administración de almacenes.  Espero que le sean útiles en proyectos similares.  Si usted ya conoce el campo del almacenamiento, por favor avance al primer paso, la creación de perfiles.  Si para usted es nuevo el tema, seguramente le será útil el siguiente repaso de los fundamentos del almacenamiento.

Nuestro equipo de consultores pueden ayudarlo a innovar, optimizar y simplificar las operaciones de almacenamiento en recepción y acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, despacho y flujo de materiales de su almacén o centro de distribución con resultados inmediatos con un rápido retorno en la inversión.

Escríbanos a consultoria@ajramosycia.com y nos pondremos en contacto para platicar acerca de sus requerimientos y de cómo podemos ayudarlos a convertir su operación en un almacén de clase mundial.

10 efectivos consejos para optimizar su cadena de suministro

Supply Chain Innovation

Las cadenas de suministro son ecosistemas complejos de personas, herramientas y estrategias que son cada vez más difíciles de administrar de manera eficiente. Con tantas partes interesadas involucradas en el proceso, solo un plan integral de gestión de la cadena de suministro puede ayudarlo a mejorar los resultados comerciales a largo plazo. No es una hazaña que puede lograr con solo una herramienta o técnica importante, sino más bien un procedimiento gradual que requiere mucho tiempo y una serie de pasos más pequeños. Desafortunadamente, parece que casi el 50% de las pymes no realizan un seguimiento del inventario o utilizan un método manual. Debe ser más responsable que eso y hacer lo que sea necesario para maximizar la productividad de su ecosistema. Queremos ayudarlo con eso, así que siga leyendo para conocer los 10 consejos más efectivos para optimizar su cadena de suministro.

  1. Mejorar la gestión de inventario

Todo comienza con la gestión de inventario , por lo que debería ser el primer elemento en su lista de optimización. La forma de hacerlo depende principalmente de las peculiaridades de su negocio, pero las tácticas más populares incluyen las siguientes:

  • Priorizar productos basados en la metodología ABC
  • Crear contingencias para el inventario de tuberías
  • Realice análisis periódicos de su sistema de gestión de inventario.

2. Solidificar los procedimientos internos.

Los gerentes de la cadena de suministro no pueden permitirse operaciones aleatorias. Por el contrario, debe crear un conjunto de reglas claramente definidas para solidificar los procedimientos internos.

Jake Gardner, un escritor de ensayos a cargo de temas relacionados con los negocios, afirma que cada organización necesita un manual paso a paso: «De esa manera, sus empleados no necesitarán tomar decisiones. Actuarán según sus instrucciones y, por lo tanto, se volverán más productivos muy pronto ”.

3. Fortalecer la colaboración con socios externos.

La razón principal por la que la gestión de la cadena de suministro es difícil es que nadie realmente puede comportarse de manera independiente aquí. Debe colaborar con muchos socios externos, por lo que le recomendamos encarecidamente que fortalezca las relaciones y comparta información de manera transparente. Si los proveedores y minoristas siguen enviándole los datos correctos de manera oportuna, puede estar seguro de que mejorará su cadena de suministro.

4. Use una plataforma de automatización

No hace falta decirlo, pero debemos recordarle que las plataformas de automatización se han convertido en la esencia de la industria de la logística. Después de todo, es por eso que el 50% de las empresas creen que los avances tecnológicos tienen un fuerte impacto en la cadena de suministro, la logística y las operaciones de transporte.

5. Habilite el seguimiento en tiempo real

Este consejo va de la mano con el anterior, ya que será mucho más fácil habilitar el seguimiento en tiempo real con una plataforma de automatización confiable a su disposición.

Es una técnica de optimización crítica porque las cosas cambian extremadamente rápido en la gestión del suministro, por lo que debe contar con información oportuna si desea reaccionar adecuadamente. No solo lo ayudará a trabajar más rápido, sino también a reducir el desperdicio de presupuesto y aumentar las tasas de satisfacción del cliente.

6. Mejorar la gestión de devoluciones

La forma en que maneja los retornos es uno de los indicadores más significativos de la eficiencia profesional de su equipo. Esto es exactamente por qué debería mejorar la gestión de devoluciones al identificar patrones comunes de devolución de productos. De esa manera, puede eliminar las deficiencias y minimizar la pérdida de clientes a largo plazo.

7. Subcontratar operaciones no centrales

La cadena de suministro es tan compleja que a menudo aturde y confunde incluso a los mejores gerentes. Con tantos interesados involucrados, a veces es simplemente imposible controlar internamente todos los aspectos de sus operaciones.

Si tiene dificultades para manejarlo todo sin ayuda, lo alentamos a que se concentre en sus tareas principales y externalice las operaciones no centrales. Aunque puede parecer una decisión costosa al principio, en realidad le ahorrará mucho tiempo y dinero mientras viaja.

Es como un estudiante que busca ayuda con las tareas en línea : a veces es mucho más inteligente externalizar el trabajo porque el resultado final será mucho mejor.

8. Encuentre una manera de diversificar los riesgos

La diversificación de riesgos es otro aspecto importante de la gestión de la cadena de suministro. Nunca debe confiar en un proveedor exclusivo porque se volverá dependiente y perderá el poder de negociación. Pero si encuentra múltiples proveedores, puede comportarse de manera más flexible y solicitar reducciones de precios con mayor frecuencia.

9. Diversificar cartera

La diversificación se extiende mucho más allá de las asociaciones comerciales, ya que también debe pensar en la forma de modificar su cartera. No desea que todo el negocio dependa de un puñado de productos, por lo que es mejor pensar en expandir su oferta y aumentar la base de clientes.

10. Esté atento a las tendencias de la industria.

Las cadenas de suministro están evolucionando, lo que significa que las cosas que haces hoy pueden no ser relevantes el próximo año. En tales circunstancias, nuestra sugerencia final es vigilar las tendencias de la industria y buscar constantemente nuevas alternativas comerciales.

Como reducir los costos del inventario y el almacén

GESTION DEL INVENTARIO

En el mundo actual de búsqueda constante de formas de mejorar los resultados finales de la rentabilidad de la empresa, a muchas operaciones se les pide que reduzcan los costos o mejor aún, aumenten la productividad y la eficiencia, reduzcan los costos operativos e incrementen el servicio al cliente al mismo tiempo. Aquí hay algunas ideas y prácticas que hemos identificado a partir de evaluaciones de inventario y del de almacén que hemos realizado.

Pedidos pendientes

Una de las principales consultas y quejas de los clientes es «¿Dónde está mi pedido pendiente?» El pedido pendiente no solo le cuesta al servicio al cliente el tiempo para responder la consulta, sino que también le cuesta enviar el producto una vez que llega al centro de distribución. Con el costo de un pedido en espera que oscila entre $ 140 y $ 230 por unidad de mercancía en espera, no les lleva mucho tiempo sumar y esos costos salen directamente del resultado final. Analice los pedidos pendientes y mejore la precisión del pronóstico de inventario. 

El retorno de la inversión se produce para un sistema de pronóstico más avanzado en 12 a 18 meses basado en la reducción de los pedidos pendientes y la mejora de la rotación. La tasa de cumplimiento del pedido del cliente debe revisarse y mejorarse sin quedarse sin existencias o con exceso de existencias. Ejemplo de costos de pedidos pendientes: un catálogo típico con una tasa de pedidos pendientes del 20% con un promedio de dos artículos por pedido procesó 200,000 pedidos para un total de 400, 000 unidades de mercancía. Calculado al 20%, 40,000 pedidos de clientes tenían pedidos pendientes. Estimando el costo del pedido pendiente en el extremo inferior a $ 140 por pedido, el catálogo tendrá que absorber $ 4,294,800 para compensar los pedidos pendientes.

GESTION DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

¨Slotting¨

Un programa continuo para determinar las ubicaciones correctas de recolección es imprescindible en un centro de distribución. Debe tenerse en cuenta la velocidad con la que se mueven los productos y los tamaños al colocarlos en la línea de selección. Tener como objetivo el almacenamiento de al menos un movimiento de unidad promedio de una semana en la ubicación de selección junto con contar una variedad de tamaños en la ubicación debe ser un enfoque clave.

Picking

Hay muchas metodologías de picking para elegir, picking por lotes, picking de zona, pick and pass, pick to cart y pick to box solo por nombrar algunas. Al analizar el tipo de producto y el tipo de pedidos (individuales o múltiples), se puede crear el procesamiento de ruta de selección más eficiente y reducir el tiempo de viaje. Debe considerarse la separación de los motores rápidos de los motores lentos y el establecimiento de un área de «Selección en caliente» para los motores extremadamente rápidos. Las tasas de picking oscilan entre 115 y 180 unidades por hora.

Empaque

Si no está haciendo pick to box, ¿su sistema tiene la capacidad de determinar el tamaño de la caja para el empacador? ¿La estación de empaque está limpia, ordenada y ergonomicamente configurada? ¿Se ha insertado el material de relleno apropiado en cada caja? ¿Dónde se realiza la verificación del paquete? Estas son solo algunas de las preguntas a tener en cuenta al analizar el área del paquete. Recuerde, la presentación al cliente es tan importante como hacer que el envío salga rápidamente por la puerta. Lo costos de empaque tienen un costo promedio de 35 a 40 por hora.

Recepciones 

La carga entrante es una de las áreas más olvidadas para la reducción significativa de costos en muchas empresas. Las compañías multicanal a menudo gastan del 2% al 4% de las ventas brutas en las recepciones. La mayoría de las compañías exitosas que han prestado atención a la carga entrante consideran que la administración de carga entrante controla el inventario en tránsito. La mayoría ha sido práctica y realizó un análisis de carga entrante . Dado que el inventario es, en muchos casos, su activo más importante, la administración de este activo es fundamental para el éxito de su negocio. Existe una tendencia creciente a utilizar flete por cobrar en lugar de flete prepago. La carga entrante se debe ofertar competitivamente a menudo. El seguimiento de los recibos de carga entrantes y la programación libera el astillero y brinda la oportunidad de programar la recepción de personal cuando sea necesario.

Carga de salida

Una de las partidas de gastos más grandes que siempre es un objetivo principal para la reducción de costos es la carga de salida. Dado que el transportista aumenta en el rango de 3% a 5% anual, esta es la primera área en ser cuestionada, «¿Qué podemos hacer para reducir nuestros gastos de envío?» En una empresa de catálogo típica, el flete de salida oscila entre el 8% y el 12% de las ventas netas. Haga una oferta competitiva de flete de salida a menudo para garantizar el mejor precio. Esto se puede hacer en un proceso de análisis de carga de salida . La combinación de carga entrante y saliente con un transportista puede generar ahorros. Muchas compañías multicanal utilizan los gastos de envío y manipulación para compensar el costo de la carga de salida y el manejo de paquetes. Algunos han crecido peligrosamente cerca del 20% de las ventas netas.

Re-abastecimiento

Asegurar que haya suficiente producto disponible cuando el recolector lo necesite se clasifica como una de las reglas de almacenamiento más comunes que se rompe con frecuencia. Se debe emplear una combinación de re-aprovisionamiento programado de la ranura de selección primaria utilizando los conceptos de re-abastecimiento mínimo y máximo para aumentar la probabilidad de que el producto esté disponible cuando sea necesario. Si el producto no está disponible para el recolector, el pedido se reserva para su resolución. Esto crea una productividad ineficiente.

Programa de cumplimiento de proveedores

Todo comienza en la puerta de recepción del almacén. Cada función, desde la recepción hasta el envío, se ve afectada de alguna manera por sus proveedores. Un Programa de cumplimiento de proveedores detallado y aplicado hará tanto para mejorar las operaciones del almacén como cualquier cosa que pueda hacer. El cumplimiento del proveedor significa que el producto llega de un proveedor como debería, en condiciones adecuadas y entregado de la manera acordada. Además de la calidad del producto, los estándares de cumplimiento que los proveedores deben cumplir incluyen requisitos de empaque y envío, avisos de envío avanzados, estuche maestro y estuche interno, etiquetado de estuches, empaque del producto y especificaciones de bolsas de plástico, requisitos de contabilidad y papeleo, requisitos de logística y guías de enrutamiento, y programación y requisitos de muestreo estadístico, por nombrar solo algunos.

Benchmarking: Benchmark de KPI

La importancia de contar con un punto de referencia. La mejor indicación de cómo están funcionando sus operaciones es a través de la evaluación comparativa. Al desarrollar un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) consistentes y medibles, puede medir sus costos, productividad y eficiencia. Una vez que haya completado y analizado su operación existente a través de una evaluación de almacén  y un estudio de evaluación comparativa, querrá compararse con los puntos de referencia aceptados de la industria. Desea evitar el uso de promedios generales de la industria, ya que no serán específicos para su negocio en tipo de producto, tamaño y clientes. Muchas compañías están utilizando informes de gestión en línea para KPI críticos para el centro de contacto y el centro de distribución. No puede mejorar las actividades que no se han medido.

Estrategias para administrar exitosamente un almacén

La administración de un almacén no es una tarea fácil, y menos ahora con la expansión del comercio electrónico que brinda a los clientes la capacidad de comprar las 24 horas, los siete días de la semana, desde cualquier lugar del mundo.

Un almacén va más allá de las estanterías que almacenan y protegen mercancía. Es la garantía que tiene el cliente de que su pedido estará disponible y lo recibirá correctamente.

Todos los eslabones de una cadena de suministro —proveedores de materia prima, fabricantes, distribuidores, minoristas, mayoristas— tienen algo en común: manejan almacenes que necesitan ser administrados y se enfrenta a los mismos retos, generalmente derivados de procesos manuales y sistemas obsoletos, por ejemplo:

  • Ubicación inadecuada de la mercancía, lo que provoca la necesidad de más personal y procesos.
  • Productos con ciclos de vida cortos que hacen que la planeación de la demanda sea compleja.
  • Procesos redundantes para pedidos en línea y en tienda, que resultan en imprecisión en los envíos.
  • Uso inadecuado del espacio, que incrementa la inseguridad para el personal y hace necesario un tiempo adicional para completar las órdenes.

Para evitar y hacer frente a estos y otros retos, te presentamos una serie de buenas prácticas llevadas a cabo en compañías a nivel mundial:

Gestionar correctamente los espacios

Más allá de cuánto espacio se tiene, lo importante es qué tan optimizado está. Para maximizar el espacio es necesario mejorar los sistemas de almacenamiento y los patrones de estanterías y palés, crear rutas de selección predeterminadas y asegurar que se cuenta con el espacio necesario para realizar rápidamente las operaciones. Se recomienda mantener el inventario de gran volumen de venta y de alto movimiento en la parte delantera del almacén para que el personal no pierda tiempo en trasladarse.

Implementar una comunicación efectiva

Una comunicación efectiva incrementa la productividad. Cuando todos los participantes de la cadena de suministro, sobre todo los departamentos de producción, compras y logística, cuentan con la misma información, se pueden planear y ejecutar los envíos con mayor rapidez y coordinación. Para lograrlo se recomienda usar software especial y plataformas integradas en la nube a la que puedan ingresar los diferentes actores. 

Optimizar los procesos

Consiste en eliminar, simplificar y automatizar procedimientos logísticos, sobre todo en la etapa de preparación de pedidos. Para agilizar y estandarizar los procesos se recomienda implementar herramientas tecnológicas como sistemas para la administración de pedidos y herramientas como códigos de barras. 

Prever oportunamente la demanda

Cuando las compañías no tienen una visibilidad completa de su inventario, corren el riesgo de pronosticar mal la demanda y quedarse sin mercancía o tener de más, lo que disminuye el flujo de efectivo y aumenta los gastos de almacenaje. De la misma manera, si la información se registra de manera manual, pueden surgir problemas de exactitud. Esto se soluciona con un software de administración en la nube que ayude a crear pedidos precisos y transparentes. Las campañas, promociones y compras de oportunidad son eventos que desestabilizan la logística, y esos sistemas contribuyen a garantizar el abastecimiento a los minoristas.

Ubicar apropiadamente el inventario

No colocar los productos en el lugar correcto puede generar acumulación de artículos obsoletos, lo que desacelera las operaciones y aumenta los costos. Es necesario que el personal de almacén conozca a la perfección la ubicación de la mercancía para no retrasar el proceso de carga. Existen varios métodos que pueden ayudar a colocar correctamente la mercancía:

  • ABC u 80/20: prioriza los productos con base en la cantidad y el valor que representan. Los artículos de clase A suelen ser el 20 por ciento del inventario, pero su valor llega hasta un 80 por ciento; los artículos clase B representan un 40 por ciento de los artículos, pero tienen un valor de un 15 por ciento; y los artículos de clase C constituyen el 40 por ciento restante, con un valor de un 5 por ciento.
  • Primeras entradas, primeras salidas (PEPS): define los primeros artículos que entrarán al almacén para que sean los primeros en salir a la venta o a producción, lo que evita que los perecederos se caduquen.
  • EOQ o Cantidad económica del pedido: determina el monto de pedido que puede reducir mayormente los costos de inventario de acuerdo con la demanda, la frecuencia de uso y el tiempo en que se agotan los productos.
  • Conteo cíclico: consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario (muestra) con el fin de que todo haya sido contando al menos una vez en cierto tiempo.

Establecer un verdadero control de calidad

ser el almacén el último eslabón de la cadena de suministro antes de llegar al cliente, la calidad es vital, por lo que se recomienda establecer los estándares deseados en manuales de procesos y procedimientos, por ejemplo:

  • Metodología de las 5s: ayuda a ordenar y limpiar el almacén y eliminar despilfarros.
  • Metodología Kaizen: implementación de pequeñas mejoras en los procedimientos de manera continua.
  • Filosofía lean: para deshacerse de desperdicios.
  • Normas internacionales: NOM e ISO.

Capacitar al equipo

Formar a los colaboradores del departamento de logística es una obligación en cualquier empresa, tanto en temas administrativos y operativos, como en el uso de software especial y herramientas tecnológicas. Contar con un equipo que comparta el mismo objetivo y esté comprometido con conseguirlo, puede hacer la diferencia. La importancia de este rubro ha llevado a universidades, institutos y centros de formación técnica a ofrecer carreras, maestrías y programas de educación continua que generan una mayor profesionalización al adquirir conocimientos y experiencias que les permiten incorporar prácticas de clase mundial, optimizar operaciones y gestionar indicadores.

Aliarse con socios estratégicos

A fin de que las compañías se dediquen exclusivamente a su core business y puedan ser más productivas, es aconsejable que contraten los servicios de empresas especializadas en logística, como AJ Ramos y Compañia, que ofrecen soluciones operativas y administrativas ad hoc a sus necesidades y agregan valor al cliente, por ejemplo:

  • Diseñar y administrar almacenes omnicanal que resguarden el inventario de varios canales.
  • Evaluar la eficiencia de los recursos.
  • Realizar auditorías operativas de almacén.
  • Clasificar o categorizar el inventario.
  • Automatizar procesos que resulten en una mayor producción y precisión.
  • Determinar la metodología de recolección.
  • Mejorar la comunicación entre los departamentos y sistemas al proporcionar información.
  • Utilizar equipos y herramientas tecnológicas de alta calidad que generalmente no son adquiridos por algunas compañías por sus altos costos.
  • Proporcionar reportes con métricas correctas en tiempo real, que informen los niveles de productividad y costos.
  • Minimizar errores como productos mal etiquetados o extraviados y pedidos incompletos o incorrectos.
  • Programar mantenimientos.
  • Implementar la técnica cross docking.

Estas buenas prácticas pueden ayudar a administrar de mejor manera un almacén; sin embargo, siempre se deben considerar los datos internos y externos a la compañía para poder prevenir interrupciones en la cadena de suministro y pronosticar mejor la demanda.

Los retos en la administración de almacenes pueden ser complejos, por eso es recomendable siempre planear y ejecutar a través de un software de alta capacidad y aprovechar el conocimiento y la experiencia de socios especializados en logística.

Implementando conteos cíclicos en el almacén

Conteos Cíclicos

La implementación de conteos cíclicos en el almacén es una estrategia que ofrece grandes beneficios para lograr  la exactitud del inventario, proporciona un método que permite dividir la tarea de verificación de inventarios a lo largo del año y de esa manera lograr una mayor eficiencia en el proceso y precisión en los registros de inventario. Con la experiencia y los conocimientos necesarios, las oportunidades de mejora que ofrece la implementación de un programa de conteos cíclicos son determinantes para lograr la exactitud de los inventarios, disminuir los tiempos de búsqueda de productos, reducir los costos operativos y ofrecer un alto nivel de servicio al cliente. Los conteos cíclicos son fáciles de entender. Tienen dos características fundamentales:

  • La verificación de stock ocurre continuamente durante el año, en lugar de hacerlo una vez.
  • Los artículos de inventario de alto valor reciben atención adicional.

El concepto es bastante simple. Los beneficios más importantes se producen como resultado de apartarse lo más posible del modelo de inventario físico anual:

  • Las comprobaciones continuas de inventario permiten una corrección más oportuna de las diferencias, las causas que los ocasionan y problemas subyacentes que conducen a errores de inventario.
  • La interrupción se minimiza porque cada recuento de ciclos individuales tiene una duración mucha más corta.
  • El proceso de verificación de stock se vuelve más preciso y eficiente a medida que se optimiza a través de la mejora continua.

¿Cuál es el efecto neto de adoptar el conteo cíclico? Bueno, como con cualquier iniciativa empresarial, variará de una organización a otra, en nuestra experiencia se pueden lograr indices de exactitud de ubicación de bin del 99%, reducción del inventario de seguridad del 30% al 50% e incrementos en la  eficiencia operacional del 15 al 20%  como resultado de la implementación de un programa de conteos cíclicos y es una de las 5 características más correlacionadas con el desempeño de «el mejor en su clase».

Determinación de la frecuencia de recuento de ciclos

Para decidir qué artículos se cuentan cuándo y con qué frecuencia, el conteo cíclico utiliza un modelo de asignación de grupo basado en el «valor» del artículo. El valor de un artículo se determina no solo por el costo de suministro unitario o su rotación, sino por la combinación de ambos factores, que representan la inversión total en ese artículo durante un período de tiempo determinado.

Un modelo ABC de 3 niveles es el estándar. Inspirándose en el principio de Pareto 80/20, los artículos dentro del 20% superior del costo total de suministro se asignarán al grupo A. El grupo B contendrá el siguiente 60%, mientras que el grupo C incluirá el 20% inferior

Agrupación ABC de elementos en el conteo de ciclos

Las asignaciones de 20% -60% -20% actúan como pautas. Dependiendo de la importancia de su inventario en términos de distribución del valor de los artículos, puede realizar ajustes en los puntos de división.

Estas divisiones grupales ABC no se realizan cómo ejercicio académico. Las asignaciones de grupo determinan la frecuencia con la que los artículos se contarán físicamente y se reconciliarán con los registros en libros.

Frecuencia de recuentos de artículos por grupo en el recuento de ciclos

Un modelo típico de frecuencia de recuento de ciclos podría ser algo así: 6 verificaciones anuales para el grupo A, 2 para el grupo B y 1 para el grupo C. A medida que la precisión del inventario aumenta con el tiempo, la frecuencia de las verificaciones puede disminuirse mientras se mantiene énfasis proporcional en artículos de mayor valor.

Adoptar un enfoque de conteo de ciclo

El enfoque de conteo cíclico ofrece algunas ventajas claras en comparación con el método tradicional de toma de inventario físico de fin de año. Las ventajas solo se incrementan a medida que aumenta la inversión de su organización en inventarios.
El conteos cíclicos también representan una iniciativa de mejora de la gestión de inventario que no requiere una inversión importante en equipos, servicios externos o recursos humanos.
Sin embargo, las empresas que consideren el cambio a un enfoque de conteo cíclico deben tener en cuenta que requerirá:

  • Un cambio en la asignación de recursos para la verificación de stock de un evento de fin de año singular a un proceso regular.
  • El nombramiento de un líder de procesos y la capacitación de los empleados para ejecutar la táctica.
  • Planificación cuidadosa para establecer protocolos de programación, seguimiento de precisión, proceso de ajuste e informes de gestión.
  • Un sistema de gestión de inventarios o almacén capaz de soportar el enfoque de conteo cíclico.

¿Qué tan exactos son los registros de inventario? Es una pregunta que probablemente te has hecho en más de una ocasión.
También es la pregunta respondida por un estudio realizado en 2011 por la Universidad de Chicago. Su investigación encontró que un enorme 65% de los 370,000 registros de inventario que estudiaron en 37 tiendas minoristas diferentes contenían errores.
No se requieren números extremos para hacer justificación del costo del recuento del ciclo de inventario, pero la presencia de los mismos no lo perjudica.

Los secretos para un exitoso conteo cíclico
El hecho es que no hay escasez de expertos que han informado que los conteos cíclicos son un método confiable para lograr la precisión de los registros de inventario de más del 95%. 1 , 2 , 3
En un comercio minorista, distribución, fabricación u otro negocio centrado en el inventario, es difícil subestimar la influencia que pueden tener los registros de inventario precisos sobre la eficiencia operativa (reducción de costos) y el servicio al cliente (aumento de ventas).
Considere solo un puñado de los beneficios comerciales que proporciona el inventario preciso a través de una mejor eficiencia y servicio:

Mejoras en la eficiencia operacional

  • Reducción del “stock de seguridad”
  • Reducción de costos de almacenaje y transporte
  • Confiabilidad de la exactitud de los inventarios
  • Una reducción de artículos extraviados reducen los costos de recolección

Mejoras en el servicio

  • Reducción de  ventas perdidas debido a artículos fuera de stock
  • Reducción de retrasos en el surtido de pedidos
  • Mayor confianza en las ventas en base a la fiabilidad de los inventarios.
  • Reducción de pedidos incompletos a clientes

Como mejorar la exactitud de los inventarios

Conteos cíclicos

La exactitud del inventario es posiblemente la métrica más importante para el éxito de una empresa de manufactura, distribución o retail. Sin los niveles adecuados de inventarios, la empresa no puede planificar o pronosticar, su cadena de suministro fallará, los costos subirán, los clientes estarán descontentos y la rentabilidad de la empresa bajará. Esto es un gran efecto de una métrica simple cuya importancia es muy a menudo subestimada.

La amenaza del alto costo del inventario, un problema latente en muchas empresas
Indistintamente que usted sea un fabricante, distribuidor o tienda de retail, los costos de inventario pueden representar una amenaza financiera significativa para la empresa. El temor al riesgo de no cumplir con las entregas a los clientes en tiempo y forma puede ser una causa clave de exceso de inventario. Es una trampa en la que cualquiera puede caer.

Muchos CMO experimentan rotación de inventario de solo uno o menos cuando las mejores prácticas de la industria son de tres o más. Los desabastecimientos son inaceptables en el entorno actual, por lo que si no puede satisfacer la demanda de sus clientes probablemente acudirán a un competidor. Al temer este resultado, los tomadores de decisiones se aferran a contar con altos niveles de inventario de seguridad  cuando estos pesan y afectan el flujo de efectivo de la empresa, flujo  que se podría utilizar para desarrollar o incorporar nuevas lineas de producto, canales de distribución, promociones y servicios que podrían diferenciarlo en un mercado hipercompetitivo.

La visibilidad es crítica para la gestión de inventario

Otra causa del exceso de inventario es la falta de visibilidad que conlleva la adquisición de más inventario. Muchas empresas no cuentan con una visibilidad completa de sus inventarios hasta que llega a los muelles de recepción y aún allí por diferentes razones no se registran en el sistema y consecuentemente no aparecen disponibles para venta o surtido de pedidos.

¿Qué es la exactitud del inventario?

La precisión del inventario generalmente se expresa como un porcentaje, y nos referimos a ella como «tenemos una precisión del 95 por ciento». Muchas personas pueden pensar que esto significa que el 95% de los registros de saldos disponibles son correctos. Pero para ser una verdadera medida de precisión, la compañía necesita cuatro factores para estar en lo cierto: 

  • Los totales de saldo disponibles deben ser precisos.
  • Las ubicaciones y los conteos de ubicación deben ser correctos.
  • Las etiquetas de los ítems o tarimas y su identificación deben estar presentes.
  • Si la empresa utiliza el seguimiento de números de serie o de lote, el registro de inventario también debe identificar correctamente los números de lote o de serie disponibles por ubicación.

Solo hay una forma de ser preciso. Exactitud significa que cuando un empleado va a la ubicación que aparece en el registro, el producto este allí, en esa ubicación exacta, en la cantidad registrada, por lote o número de serie y correctamente etiquetada.

Ahora contemos las formas en que el inventario puede ir mal
El inventario no es exacto si: 

  • La información de los registros no corresponde a la realidad
  • El recuento total es correcto, pero el produces encuentra en varias ubicaciones y el recuento por ubicación específica es incorrecto.
  • El número de lote es incorrecto.
  • Los números de serie en la ubicación difieren del registro.
  • El artículo no se encuentra en la ubicación designada,
  • El elemento está en varias ubicaciones, pero no todas las ubicaciones forman parte del registro.
  • Los artículos se identifican o se etiquetan incorrectamente, incluso si el recuento disponible es correcto.
  • Los artículos se mezclan en la ubicación.
  • Encuentras artículos que no están incluidos en el saldo disponible o en los registros de ubicación.

Maneras de mejorar la exactitud del inventario
Es fácil ver que hay más formas de equivocarse que de ser correctas cuando se trata de la exactitud del inventario. En caso de que alguno de estos escenarios te suene familiar, aquí hay algunas de las mejores prácticas que puede considerar para mejorar la exactitud.

Estandarizar sus tarimas (pallets)

El orden cuenta cuándo se trata del almacenamiento del inventario y la estandarización de cajas y tarimas puede ayudar a mantenerlo y de esa manera facilitar el trabajo de selección de pedidos. Cuando ha mezclado tamaños de cajas o tarimas en un solo rack, es fácil que los los más pequeños sean empujados detrás de los más grandes, donde pueden permanecer invisibles durante meses. Durante el tiempo en que el contenedor está oculto, sus registros de inventario pueden reflejar un saldo que su personal no puede localizar, lo que resulta en una pérdida de tiempo y lo que es peor, en clientes insatisfechos.

Sé un fanático del etiquetado

Algunos almacenes escriben números de pieza en cartones con marcadores o bolígrafos, lo que puede causar errores potenciales. Las etiquetas manuscritas también pueden ser difíciles de leer. La persona que escribe el número de pieza puede transponer los dígitos, lo que resulta en productos mal etiquetados, o la caja puede ser reutilizada, lo que resulta en productos mal etiquetados.

Implementar un buen programa de impresión de etiquetas de código de barras es un paso importante para mejorar la exactitud. Las etiquetas deben incluir información legible del producto, así como códigos de barras, y las etiquetas deben ser lo suficientemente grandes como para poder leerlas fácilmente desde la distancia de selección ya sea a pie o en montacargas.

Implemente el conteo cíclico para la mejora continua
Muchas compañías inician un programa de conteo cíclico parcial, cuentan 20 artículos y se dan por satisfechos cuando 19 artículos coinciden con el total disponible. Si es cierto que esto podría interpretarse con una precisión del 95%, podría no serlo. Asegúrese de validar que las ubicaciones, los lotes, números de serie  y las etiquetas sean precisos, así como el total.

Muchas veces, el problema real con los conteos de ciclos es que las personas no entienden claramente su propósito. La idea no es simplemente corregir los errores en el balance en mano sino el identificar las causas de las discrepancias. El conteo cíclico es ante todo un procedimiento de control de calidad y mejora continua.

Si se encuentra un error durante un recuento, debe existir un procedimiento operativo estándar para rastrear cómo ocurrió el error y ajustar el proceso para que ese error no vuelva a ocurrir. Así es como funciona la mejora continua.

Puede descubrir problemas de falta de capacitación, problemas de equipo, problemas en los procesos utilizados o cualquier otro. El punto es resolver el problema, no enterrarlo.

Cómo calcular la exactitud del inventario
Para calcular la precisión del inventario, divida el número de artículos contados que coinciden perfectamente con cada registro por el número total de artículos contados. El número resultante es la precisión de su balance de inventario. Los sistemas de inventarios o de gestión de almacenes incluyen herramientas e informes para simplificar el recuento cíclico y los cálculos de precisión de inventario.

KPI´s y métricas de administración de inventario más importantes

El propósito de usar métricas y KPIs en la gestión de almacenes es impulsar los comportamientos, decisiones y estrategias más efectivos posibles para su empresa. Con métricas valiosas y mayor colaboración, las empresas pueden mejorar las entregas a tiempo, aumentar la satisfacción del cliente y reducir los costos operativos.
La selección de las mejores métricas debe comenzar con consideraciones cuidadosas. Piense en las siguientes circunstancias antes de decidir qué KPIs de administración de inventario son los más importantes para su negocio.
Es fácil elegir los KPIs de inventario que capturan la eficiencia pero difícil elegir aquellos que reflejen un aumento en la efectividad. Sin embargo, el último conjunto es mas valioso.
Resista la selección de métricas y KPIs para la gestión de almacenes que tengan un alcance demasiado amplio. Cuando estos son demasiado amplios, no brindarán información rápida y especifica sobre las áreas en las que debe actuar.
KPI y métricas de administración de inventario más importantes que mejoran los procesos de administración de inventario
Las empresas con excelentes sistemas de gestión de almacenes también confían en marcos para transformar sus métricas y KPIs en una dirección estratégica común. 
Los siguientes son los indicadores de rendimiento (KPI) más utilizados en la gestión de almacenes:
Exactitud del pronóstico de demanda
Esta es una excelente métrica para determinar qué tan sólida es la colaboración en una operación de distribución, la precisión de este KPI refleja la variación entre la demanda real y lo que se pronostica. 
Esta métrica también contribuye directamente a reducir los costos de inventario, es un indicador clave para lograr la efectividad de la gestión del inventario. Con los pronósticos de demanda disponibles, es menos probable que se ordenen productos más allá de los requerimientos del mercado. Además, los pronósticos de demanda adicionalmente pueden darle una mejor idea de cuándo ordenar más de lo normal para que nunca se pierdan oportunidades de venta
Niveles de satisfacción del cliente
Los niveles de satisfacción del cliente, que suelen medirse en los puntajes netos del promotor (NPS), deben evaluarse en todos los canales de distribución. Los mejores distribuidores en su clase miden las ventas por cada uno de los diferentes canales de distribución, determinando una puntuación NPS para cada canal. Esto es para indexar los tiempos de pedido a entrega de sus clientes y verificar si son consistentes con lo que originalmente se esperaba.
Ordenes perfectas
El desempeño de ordenes perfectas cuantifica la efectividad de una organización para entregar a tiempo pedidos completos, en tiempo y libres de daños a los clientes. La ecuación que define el índice de orden perfecta (POI) es: (porcentaje de pedidos entregados a tiempo) * (porcentaje de pedidos completos) * (porcentaje de pedidos sin daños) * (porcentaje de pedidos con documentación completa) * 100.
La mayoría de los centros de distribución están logrando un nivel de desempeño de pedidos perfecto del 90% o más, según el Centro de Calidad y Productividad de Estados Unidos (APQC) . 
Efectividad del ¨fill rate¨ como porcentaje de todas las órdenes
La medición de la colaboración en la cadena de suministro debe ser una prioridad al seleccionar métricas y KPIs para administrar su operación de inventario. El seguimiento en la efectividad del ¨fill rate¨ como porcentaje de todos los pedidos refleja directamente la cantidad de pedidos y su porcentaje de cumplimiento.
Márgenes de contribución bruta por producto y unidad de negocio
Las mejores soluciones de administración de inventario en su clase están diseñadas para proporcionar niveles de rendimiento de margen de contribución bruto (GCM) en varias dimensiones diferentes del negocio. GCM es una de las métricas más efectivas que una empresa puede usar para evaluar qué tan bien se está dando la colaboración en las unidades de negocios. Si conoce el GCM atribuible a un centro de negocios determinado, puede realizar un seguimiento del rendimiento y los niveles de eficacia por ubicación.Muchos de los sistemas de gestión de almacenes actuales presentan métricas visualmente atractivas para fomentar una comprensión más profunda.
Tiempo de ciclo de pedido
Esta métrica también se conoce como tiempo de entrega del pedido, pero el tiempo de ciclo del pedido es la iteración más popular. El tiempo del ciclo de pedido mide el tiempo desde que un cliente hace un pedido hasta que recibe el producto adquirido. Esta métrica refleja la efectividad de sus operaciones de gestión de inventario, cadena de suministro, producción y cumplimiento.
El tiempo del ciclo de pedido también se refiere a veces al tiempo entre la colocación de dos pedidos consecutivos o la entrega exitosa de dos pedidos consecutivos. Independientemente de cómo su empresa defina estas métricas, aún debe medirlas para obtener una visión completa del proceso de cumplimiento de su pedido y dónde podría mejorar. Para obtener detalles adicionales sobre esta métrica y sus diversos nombres, consulte el artículo, ¿Cuál es la diferencia entre el tiempo de ciclo, el tiempo de TAKT y el tiempo de entrega?
Orden de recogida, empaque y precisión de envío
Esto mide una de las funciones más básicas dentro de un sistema de gestión de almacenes. Recoger, empacar y enviar es el proceso de ubicar el inventario, así como el empaque de los artículos pedidos para que el envío cumpla con los pedidos de los clientes.
El seguimiento de estas métricas de gestión de inventario puede revelar dónde los procesos de su almacén son especialmente sólidos y dónde son débiles. Realice un seguimiento de los KPI más específicos de selección, empaque y envío, como los costos de mano de obra por artículo y los costos de mano de obra por hora, además de otros para obtener una comprensión total de la productividad de su almacén.
Rotación de inventarioEsta métrica mide la cantidad de veces que un inventario se vende y se reemplaza, o se da vuelta, en un período específico. La rotación de inventario mide la eficiencia de su negocio en general, con una mayor rotación generalmente significa una mayor eficiencia. 
Hay dos enfoques más utilizados para calcular la rotación de inventario. La primera es dividiendo las ventas por el inventario promedio para un período específico. El segundo es dividir el costo de los bienes vendidos (COGS) por el inventario promedio para un período específico. 
Coste de inventario
Una métrica invaluable para medir cuánto del capital de trabajo de un distribuidor está atado al inventario, esta métrica proporciona información sobre los costos difíciles de encontrar al manejar los artículos. Estos incluyen el desguace, los costos de obsolescencia y la eficacia de los sistemas de gestión de almacenes (WMS) para reducir los costos de cumplimiento.
Como se analizó en las secciones anteriores, comparar el costo de transporte y la rotación de inventario con sus márgenes de contribución es una excelente manera de ver qué artículos valen el tiempo extra en su almacén.

Índice de calidad del proveedor
Medir el desempeño de sus proveedores es clave para perfeccionar sus estrategias comerciales. Si no está utilizando puntos de datos específicos para rastrear a sus proveedores, nunca puede estar seguro de cuánto hay para mejorar. Haga un seguimiento de la frecuencia con la que tiene que devolver los materiales debido a errores o anomalías. También puede ver cuántos pedidos se reciben a tiempo.
Elija las métricas que sean más importantes para su negocio. Pueden ser simples como los ejemplos anteriores o pueden ser complejos para el monitoreo de procesos especificos que su empresa realiza.