Pedidos Perfectos = Clientes Satisfechos

La administración de cualquier empresa tiene dos grupos principales a satisfacer. El primero son los clientes. Si sus clientes no están satisfechos, dejaran de comprar sus productos. El segundo grupo son los propietarios (accionistas, miembros de la cooperativa, familia, etc.). Si este grupo no está satisfecho, la administración será reemplazada o la empresa será vendida, o incluso cerrada. La insatisfacción de cualquiera de estos dos grupos es el mayor dolor de cabeza de la administración. 

Para mejorar la satisfacción de cualquiera de estos grupos, debemos medir su satisfacción. Como lo reza un viejo dicho administrativo: si no lo mides, no lo puedes mejorar. Para los clientes, debe haber una medida de su satisfacción: un método para determinar la calificación. Para los propietarios la medida tradicional son las utilidades, el retorno que se les debe.

Pero estos dos grupos y sus medidas están conectados y de allí que deben estar balanceadas. La mayoría de las soluciones que mejoran la satisfacción del cliente, en el corto plazo, van en contra de la rentabilidad. Si estamos sufriendo por tener muchos productos agotados, sería bueno incrementar los niveles de inventario, pero ello significa que se requiere de más capital de trabajo y gastos en seguros, incluso la subcontratación de bodegas, etc. Los fondos para el inventario adicional vienen de la rentabilidad. Si los propietarios están pidiendo un mayor retorno, la forma más fácil de lograrlo es reduciendo los gastos, reduciendo de pronto la inversión en investigación y desarrollo o en gastos de ventas, ambos de los cuales tienen un impacto negativo en la satisfacción del cliente en el corto o largo plazo, o en ambos. Pero en el largo plazo, la disminución de los artículos “agotados” significa una mejor satisfacción para el cliente y, esperamos, su lealtad y mayores ingresos. 

Midiendo el nivel de servicio al cliente: el índice de pedidos perfectos 

¿Cómo medir la satisfacción del cliente? Algunos lo miden con los datos de ventas; si las ventas están creciendo, los clientes deben estar satisfechos. Esta perspectiva aunque es importante para la rentabilidad, no mide la satisfacción del cliente. Muchos factores externos generan impacto en las ventas que no están relacionados con su rendimiento en cuanto a la satisfacción del cliente. De pronto un competidor es mucho peor que usted, pero si el mejora, o si aparece un nuevo competidor, usted perderá ese negocio por la falta de satisfacción de parte de sus clientes. Es posible que usted tenga un gran producto y los clientes lo comprarán aún si no están satisfechos con usted como proveedor. Si aparece un producto alternativo (igual o mejor que el suyo), usted perderá ese negocio. No, no tiene sentido medir la satisfacción del cliente por medio de los datos de ventas, puede ser incluso engañoso. 

Para comprender la satisfacción del cliente, debemos evaluar muchas cosas. ¿Están los clientes satisfechos con sus esfuerzos promocionales, de introducción de nuevos productos, sus precios, etc.? Pero el asunto más importante es simplemente: ¿está la confiabilidad de su producto en los estantes de su cliente? No podemos ver los estantes pero podemos medir la efectividad de su habilidad para proveer el producto. Aunque existen muchas formas alternativas de medir la efectividad, permítame sugerirle la medida principal: el pedido perfecto. La definición simple de un pedido perfecto es aquella donde el cliente no tiene razón para estar insatisfecho. Otra definición alternativa de un pedido perfecto es aquella donde el 100% de sus procesos empresariales trabajan perfectamente. 

¿Cómo lograr el éxito en la creación del pedido perfecto? Existen muchos procesos en el ciclo de vida de un pedido, desde la entrada del pedido hasta el pago resultante. Si cualquiera de estos procesos no funciona, el pedido no es perfecto y habrá un impacto en la satisfacción del cliente. Si una línea de productos no fue seleccionada correctamente, si no se calculó correctamente un descuento, si la factura no tiene el formato indicado, entonces el pedido no es perfecto. Note que el cobro es parte de la definición de pedido perfecto. Si el cliente no paga lo facturado, a tiempo, ello puede indicar una situación donde el cliente no está satisfecho. La excelencia operacional es la clave para los pedidos perfectos y de allí la clave para la satisfacción del cliente. 

Definiendo el índice de pedidos perfectos

No existe una forma única para medir el pedido perfecto. Fuentes diferentes muestran matemáticas diferentes. Todos los cálculos trabajan bajo el supuesto de que el pedido perfecto es la culminación de las medidas que se enfocan en la calidad de los múltiples procesos empresariales. El pedido perfecto se define normalmente con su entrega puntual, completa, sin daños y con la facturación apropiada. Estos índices de bajo nivel son medidos en términos de porcentajes; por ejemplo, el porcentaje de pedidos enviados completos (donde no se olvidó o faltó nada). Una forma para definir el índice de pedidos perfecto es presentada a continuación:

En nuestro ejemplo, si una empresa califica con el 95% en cada uno de nuestros índices, el resultado acumulado del índice del pedido perfecto es 81.4%. 

El índice del pedido perfecto y las medidas de bajo nivel (puntualidad, completo o no, etc.) sirven dos propósitos. En primer lugar, las medidas nos permiten identificar las áreas a mejorar y medir el progreso de nuestros esfuerzos. En segundo lugar, y de pronto más importante, estas medidas de bajo nivel sirven como herramienta de diagnóstico para evaluar los procesos empresariales en un esfuerzo para mejorarlos. A pesar de nos guste saber que somos puntuales el 98% del tiempo, lo que realmente debemos comprender es por qué no somos puntuales el 2% del tiempo restante. Tenga en mente que las medidas tienen dos objetivos: medir el éxito y analizar las fallas en un esfuerzo por eliminarlas e incrementar el éxito.

El pedido perfecto y la rentabilidad

Procter& Gamble define el pedido perfecto como un producto que llega puntualmente, completo y facturado correctamente. P&G se percató de que cada vez que enviaba un pedido “incompleto” el costo era de $200 dólares en promedio. La empresa se dio cuenta de que estaba incurriendo en tales costos innecesarios, a expensas de los reenvíos cuando los pedidos salían tarde, los costos de remplazar mercancía dañada, además de los costos de procesar las cantidades faltantes, así como las deducciones en precios.

¿Cómo conectar el valor de los accionistas y el pedido perfecto? Ciertos estudios realizados por AMR Research indican una correlación entre el rendimiento mejorado del pedido perfecto (utilizando un índice similar al definido arriba) y los resultados generales corporativos. El estudio indica que al incrementar en un 5% la calificación del pedido perfecto, se logra un 2.5% de mejora en el retorno de los activos. Un 3% de mejora en el puntaje del pedido perfecto se correlaciona con un 1% de incremento en el margen de ganancias, y un incremento del 2% trae el aumento del 10% en las ganancias. 

Para mejorar las métricas, empiece por los procesos empresariales

Al mejorar los índices del servicio al cliente se crea un impacto en la rentabilidad. Aunque las mejoras en el servicio al cliente son vitales para el éxito, debemos tener una comprensión clara del impacto financiero. Por ejemplo, se pueden identificar varios proyectos de mejoras, pero puede no ser práctico realizar más de uno al tiempo. ¿Incrementará el proyecto los ingresos, o requerirá de gastos adicionales o de aumentos en el capital de trabajo? Normalmente un proyecto tiene múltiples consecuencias. Lo que necesitamos es un acuerdo sobre el valor de las mejoras.

El deseo de mejorar es grandioso, pero ¿cuál es el camino para mejorar? Las mejoras en el servicio al cliente provienen del incremento en la efectividad de los procesos empresariales. Para mejorar una medida (por ejemplo, las entregas sin daños), los procesos empresariales que tienen repercusiones en esta medida deben ser identificados. El sendero hacia el mejoramiento nos indica además las mejores prácticas para mejorar (en este caso, las entregas sin daños). 

Resumen

Los administradores empresariales deben mantener satisfechos a dos grupos: los clientes y los dueños. La satisfacción de estos dos grupos está conectada, ya que lo que mejora la satisfacción de un grupo puede tener impacto en la satisfacción del otro. Solo midiendo la satisfacción de ambos grupos puede ser posible balancear los posibles conflictos entre ambos. Los propietarios observan los ingresos y el retorno de la inversión y la satisfacción del cliente demanda una variedad de medidas, una de las cuales es el pedido perfecto. 

Nuestro equipo de consultores pueden ayudarlo a innovar, optimizar y simplificar los procesos de recepción y acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, despacho y flujo de materiales de su almacén o centro de distribución con resultados inmediatos y llevar su índice de pedidos perfectos al 99.9% con un rápido retorno en la inversión.

Empaque y envío: procesos críticos en la operación del almacén

Muchos almacenes / centros de distribución invierten demasiado tiempo y esfuerzo optimizando los procesos de recepción, acomodo (putaway/slotting) y surtido (picking) con el objetivo de acelerar su capacidad de procesar las ordenes de los clientes. Sin embargo, pasan por alto los procesos finales de empaque y envío que son los más visibles a los clientes y los que determinan el nivel de servicio que su operación ofrece.

Los procesos de empaque y envío típicamente se vuelven un problema a resolver cuando se forman los cuellos de botella, el transporte esta esperando en los andenes y las ordenes no están listas para ser cargadas, sin embargo cuando esto no está sucediendo nos acostumbramos a que estos dos procesos llevan su tiempo sin tomar en consideración que son determinantes en el flujo de dinero de la empresa, por que lo más rápido que podamos despachar los pedidos, podremos facturar y cobrar en un menor lapso de tiempo y al final de día tendremos un cliente satisfecho.

Si no ha examinado a fondo estos dos procesos, es tiempo de darles la atención necesaria y acelerar su funcionamiento y tomar ventaja de un sin número de opciones tecnológicas que existen en el mercado que le van a permitir competir con centros de distribución de clase mundial, recordando que hoy por hoy esa tecnología está al alcance de la empresa mediana.

¿Qué es lo que está alentado la ejecución de estos procesos en tu almacén?
La mayoría de las operaciones entienden como medir productividad (la velocidad a la que el personal puede empacar y enviar los pedidos, pero pasan por alto todos los factores o procesos secundarios que positiva o negativamente afectan su ejecución, detalles como empaque, etiquetado, verificación, cierre de cajas, emplaye de tarimas, documentación, etc., hasta que la orden está a pie de andén para ser cargada al transporte.

Una vez que hallas observado con un alto nivel de detalle estos procesos y determinado con la mayor exactitud posible los tiempos y movimientos que se realizan, mano de obra y equipamiento utilizados estarás en una mejor posición de eliminar pasos redundantes haciendo tu proceso más eficiente.

Exactitud: ¿Cómo prevenir errores?

Entregar el producto correcto en el óptimo tiempo y mínimo costo posible es el objetivo que debe tener en la mira en cualquier operación y es donde los sistemas manuales interfieren en su logro por falta de efectividad. En una operación manual solo hay dos alternativas: contratar personal adicional para mejorar los tiempos o asignar la verificación al personal de las estaciones empaque.

Con la automatización del centro de distribución a través de la implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) y la utilización de la tecnología estos procesos pueden realizarse de manera rápida y exacta sin incurrir en gastos adicionales de personal.

Tecnología como tu socio de negocios

Los procesos de empaque y envío en lo que a ingresos se refiere son críticos para el centro de distribución – cada vez que una orden es embarcada es como el ring de una caja registradora, significa que estás listo para facturar y poder iniciar tu labor de cobranza. Es el punto crucial del almacén para poder despachar una orden rápida y eficientemente sin errores y con la documentación correcta.

Nuestro equipo de consultores pueden ayudarlo a identificar los puntos donde existe oportunidad de mejora para poder lograr estos objetivos.

Como mejorar el flujo de trabajo y reducir los costos en el almacén

Productividad

Los gerentes de almacenes están experimentando más presión que nunca para controlar y reducir los costos en el almacén y surtir con precisión los pedidos de los clientes para seguir siendo competitivos. El auge del comercio electrónico y la demanda de los consumidores requieren una gestión más rápida y eficiente, lo que crea más oportunidades para problemas e ineficacias costosas. Aumentar la productividad y reducir los costos innecesarios en el almacén son una prioridad. Aquí hay cinco recomendaciones que puede hacer para eliminar las ineficacias comunes en el almacén y mejorar el flujo de trabajo: 

1. Programa de capacitación continua para reducir costos en el almacén 

La capacitación inadecuada y la poca seguridad en el almacén desempeñan un papel importante en accidentes laborales. Incluso después de la capacitación inicial, se recomienda reunirse periódicamente con lel personal del almacén para compartir inquietudes y discutir ideas para mejorar los procesos operativos. Incentive a los trabajadores a aplicar sus propias ideas para producir resultados más significativos y exitosos en sus esfuerzos por reducir los costos en el almacén. El apoyo genuino y la preocupación de la gerencia por la seguridad de los trabajadores es crucial para reducir los accidentes y mantener la moral. 

A medida que la tecnología y los seres humanos se entrelazan más, los procesos deberán cambiar. Es por esto que mantener la seguridad laboral es esencial para operaciones eficientes. Siga los requisitos y recomendaciones de OSHA para la seguridad del almacén, y aplique controles factibles para establecer la expectativa de seguridad en sus instalaciones. Asegúrese de que todos entiendan su papel para contribuir a un lugar de trabajo seguro y productivo. 

2. Practicar Lean Warehousing 

Satisfaga las necesidades siempre cambiantes de sus clientes y optimice las operaciones mediante la implementación de herramientas de gestión ajustadas para reducir los costos en el almacén. Los sistemas Lean como 5S y Kanban pueden hacer que sea más fácil encontrar productos, navegar y optimizar los procesos para que el producto correcto llegue al lugar correcto en el momento requerido. El enfoque en la organización también puede mejorar considerablemente la seguridad general al eliminar el desorden para reducir los peligros y las oportunidades de accidentes. 

Mejore la organización y la eficiencia al evaluar cómo aprovechar al máximo su espacio. Algunas cosas que puede hacer es evaluar el almacenamiento o los espacios vacíos que podrían usarse de manera más efectiva, escalar los racks verticalmente, facilitar el acceso a los productos de mayor rotación. Aliente a los trabajadores a observar y encontrar la forma en que pueden simplificar los procesos. La eliminación de pasos innecesarios simplificará el flujo de trabajo y ayudará a que los productos lleguen más rápidamente a los clientes. 

3. Implementar imágenes visuales estratégicas 

La comunicación visual es un elemento clave en cualquier sistema de almacén lean. Minimice los tiempos muertos y los errores para reducir los costos en el almacén al garantizar que los trabajadores tengan información importante dónde y cuándo la necesiten, con etiquetas o letreros claros y efectivos. Personalice sus mensajes de seguridad para hacerlos únicos para su negocio y procesos. Utilice imágenes, símbolos y otros gráficos llamativos para un reconocimiento simple y rápido. 

Mejore la organización, la eficiencia y la seguridad desde todos los ángulos con un sistema de marcado de pisos codificado por colores. Use cintas de piso para designar ubicaciones de almacenamiento e inventario, acordonar áreas peligrosas e incluso marcar paredes y tuberías. Use letreros grandes en el piso y cintas impresas para mejorar la seguridad y comunicar claramente los procedimientos importantes, los peligros que se aproximan y los recordatorios de PPE. 

4. Incorporar un sistema de gestión de almacenes (WMS) 

Defina dónde tiene sentido comenzar a automatizar los procesos, teniendo en cuenta la compatibilidad de cualquier sistema nuevo con los sistemas existentes. Si tiene operaciones de envío de gran volumen, la implementación de un sistema de gestión de almacén (WMS) optimizado le ahorrará una gran cantidad de tiempo y dinero a medida que busque formas de reducir los costos en el almacén. El minorista promedio solo tiene un 63% de precisión en el inventario . Un WMS proporciona una mejor visibilidad de los pedidos de picking, envío e inventario para agilizar el movimiento de los productos y la administración de paquetes.Podrá obtener una imagen más precisa para determinar la demanda futura de productos con un WMS. 

5. Invierta en suministros de etiquetado de seguridad de alta calidad. 

Con el tránsito constante de vehículos y vehículos, es importante utilizar suministros confiables de etiquetado de seguridad que puedan manejar todas las actividades diarias en el almacén. Cumpla fácilmente con los requisitos de cumplimiento y proteja a sus trabajadores con materiales de uso industrial. Necesitará todo, desde simples etiquetas de inventario e identificación, hasta grandes letreros de señalización de múltiples colores, marcadores de tuberías y etiquetado de propósito general. 

El material como un vinilo flexible con un adhesivo permanente y sensible a la presión es popular para aplicaciones de etiquetado industrial y le permitirá sacar el máximo provecho de sus carteles y etiquetas. Al invertir en un suministro más duradero, también reducirá los costos en el almacén al ahorrar en los costos frecuentes de reemplazo de etiquetas y letreros desgastados o dañados. 

¿Puede reducir los costos de almacén y mantenerse al día con la competencia? 

Mantener un almacén seguro y ágil allana el camino para operaciones eficientes y estar en posición de ofrecer a los clientes el más alto nivel de servicio. Nuestros consultores pueden ofrecerle más información y herramientas para mejorar la productividad del almacén, ayudarlo a desglosar los principales problemas de la industria, ofrecer estrategias clave para realizar mejoras duraderas y creación de listas de verificación útiles para detectar y solucionar problemas que son comunes en las instalaciones de almacenamiento y envío para permitirle reducir con éxito los costos en el almacén.

Acelerar la entrega de pedidos a clientes, o morir

A medida que Amazon, Walmart, Mercado Libre y otros minoristas del comercio electrónico continúan reduciendo los tiempos de entrega, los consumidores presionan a los competidores tradicionales para que mantengan el ritmo.

¿Qué porcentaje de consumidores en todo el mundo están dispuestos a pagar por la entrega el mismo día o más rápido? Según la Encuesta Global de Perspectivas del Consumidor 2018 de PwC, 88% comparado con el 23% de hace dos años. En consecuencia, no es sorprendente que más de la mitad de los minoristas en América del Norte ahora ofrezcan entregas el mismo día en respuesta a esta tendencia. 

Desafíos que enfrenta el almacén
El aumento de la demanda de entrega en el mismo día o día siguiente se extiende más allá de los minoristas de comercio electrónico, ya que los clientes tienen expectativas similares para todos los distribuidores. La cadena de suministro necesitará adaptar las redes existentes e implementar nuevas tecnologías para mantener el ritmo, pero esto no es algo que los distribuidores puedan implementar de la noche a la mañana. Entonces, ¿qué se necesita para preparar una cadena de suministro para la entrega el mismo día y cómo pueden los distribuidores preparar sus almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) robusto y centrado en el usuario que ofrezca información en tiempo real, lo suficientemente flexible como para escalar a medida que crecen las operaciones es clave para hacer que las empresas de distribución funcionen más rápido, mejor y con mayor eficiencia operacional. Esto crea una oportunidad significativa para que estas organizaciones agreguen valor, sigan siendo competitivas y aumenten la reputación de la compañía dentro del almacén. Los distribuidores que ofrecen entregas el mismo día o al día siguiente aumentan las tasas de conversión de ventas y la rentabilidad. Estos mismos distribuidores exhiben una imagen comercial líder y contemporánea de la industria.

Operando al máximo rendimiento
Satisfacer las expectativas de entrega existentes ya está demostrando ser un desafío para muchas organizaciones; cambiar a plazos de entrega aún más cortos puede requerir importantes inversiones en instalaciones, personas y tecnología. El almacén es el corazón de la cadena de suministro y es crucial para mantener el flujo de inventario. La gestión de un almacén no solo implica la supervisión del inventario y la planificación del piso, sino que también implica el manejo del tráfico que entra y sale del almacén. Un WMS de calidad debería ayudar a gestionar la carga y el transporte de entrada y salida.

Un WMS también puede ayudar a los gerentes de las instalaciones a prepararse y resolver una serie de desafíos organizacionales relacionados con la ejecución de la entrega el mismo día o día siguiente. Por ejemplo, un WMS facilita a cualquier trabajador realizar sus tareas de una manera más rápida y eficiente. De hecho, los gerentes de almacén pueden usar el WMS para crear procesos basados en reglas para asignar las tareas correctas a las personas indicadas en el orden correcto. El WMS se asegurará de que los pedidos del mismo día o del día siguiente se prioricen correctamente, de modo que se recojan, empaqueten y envíen en el orden correcto en relación con los otros pedidos en el sistema.

Soluciones integradas de envío y dimensionamiento
Muchos proveedores de WMS ya han agregado sistemas de envío integrados a sus plataformas. Un WMS con un software integrado de envío de paquetes fácil de usar puede simplificar el envío de almacén, el seguimiento de paquetes y la gestión de rutas para llevar los productos a los clientes de forma rápida, segura y asequible. El software que proporciona una solución de envío de múltiples transportistas y encuentra automáticamente la opción más rápida o la tarifa de envío más baja disponible de todos los transportistas es fundamental para cumplir con los cronogramas de entrega de envío acelerado.

El dimensionamiento es otro aspecto de la preparación del envío que puede ayudar a llevar su almacén al siguiente nivel. Por ejemplo, la tecnología 3-D ahora facilita el cálculo del mejor empaque y ayuda a determinar la mejor opción de envío. Conecte esta tecnología a una solución de software de cubicaje, junto con un WMS robusto, y tendrá una forma más rápida de llevar un producto al embalaje y al exterior, ahorrando tiempo y dinero.

Cumpla (y supere) las expectativas del cliente
Por último, la ejecución constante de la entrega el mismo día o al día siguiente puede tener un impacto en la experiencia del cliente y la lealtad a la marca. En el pasado, cuando los negocios se realizaban en el campo de golf, a menudo se trataba de con quién tenía una relación establecida y se sentía bien. En estos días, es muy fácil para los clientes llevar sus negocios a otra parte. Los distribuidores que reconocen esto y se esfuerzan por cumplir constantemente su promesa continuarán impresionando a los clientes, aferrándose a ellos por más tiempo y, como resultado, harán crecer su negocio.

Las empresas tradicionales enfrentan interrupciones y disolución como nunca antes, por lo que la capacidad de responder a los requisitos y expectativas cambiantes de los clientes es más crítica que nunca. En otras palabras, los almacenes pronto se regirán por las expectativas cambiantes de nuestros clientes y la necesidad de cumplimiento instantáneo y entrega acelerada. Ya sea la velocidad de entrega o la fuerza de la estrategia general de distribución, solo el más apto y el más rápido, sobrevivirá.

¿Quieres saber más sobre como implementar los procesos y procedimientos que te permita acelerar tus entregas a los clientes? Escribanos a agustin@ajramosycia.com, o llámenos al (55) 4619-0934.

10 efectivos consejos para optimizar su cadena de suministro

Las cadenas de suministro son ecosistemas complejos de personas, herramientas y estrategias que son cada vez más difíciles de administrar de manera eficiente. Con tantas partes interesadas involucradas en el proceso, solo un plan integral de gestión de la cadena de suministro puede ayudarlo a mejorar los resultados comerciales a largo plazo. No es una hazaña que puede lograr con solo una herramienta o técnica importante, sino más bien un procedimiento gradual que requiere mucho tiempo y una serie de pasos más pequeños. Desafortunadamente, parece que casi el 50% de las pymes no realizan un seguimiento del inventario o utilizan un método manual. Debe ser más responsable que eso y hacer lo que sea necesario para maximizar la productividad de su ecosistema. Queremos ayudarlo con eso, así que siga leyendo para conocer los 10 consejos más efectivos para optimizar su cadena de suministro.

  1. Mejorar la gestión de inventario

Todo comienza con la gestión de inventario , por lo que debería ser el primer elemento en su lista de optimización. La forma de hacerlo depende principalmente de las peculiaridades de su negocio, pero las tácticas más populares incluyen las siguientes:

  • Priorizar productos basados en la metodología ABC
  • Crear contingencias para el inventario de tuberías
  • Realice análisis periódicos de su sistema de gestión de inventario.

2. Solidificar los procedimientos internos.

Los gerentes de la cadena de suministro no pueden permitirse operaciones aleatorias. Por el contrario, debe crear un conjunto de reglas claramente definidas para solidificar los procedimientos internos.

Jake Gardner, un escritor de ensayos a cargo de temas relacionados con los negocios, afirma que cada organización necesita un manual paso a paso: «De esa manera, sus empleados no necesitarán tomar decisiones. Actuarán según sus instrucciones y, por lo tanto, se volverán más productivos muy pronto ”.

3. Fortalecer la colaboración con socios externos.

La razón principal por la que la gestión de la cadena de suministro es difícil es que nadie realmente puede comportarse de manera independiente aquí. Debe colaborar con muchos socios externos, por lo que le recomendamos encarecidamente que fortalezca las relaciones y comparta información de manera transparente. Si los proveedores y minoristas siguen enviándole los datos correctos de manera oportuna, puede estar seguro de que mejorará su cadena de suministro.

4. Use una plataforma de automatización

No hace falta decirlo, pero debemos recordarle que las plataformas de automatización se han convertido en la esencia de la industria de la logística. Después de todo, es por eso que el 50% de las empresas creen que los avances tecnológicos tienen un fuerte impacto en la cadena de suministro, la logística y las operaciones de transporte.

5. Habilite el seguimiento en tiempo real

Este consejo va de la mano con el anterior, ya que será mucho más fácil habilitar el seguimiento en tiempo real con una plataforma de automatización confiable a su disposición.

Es una técnica de optimización crítica porque las cosas cambian extremadamente rápido en la gestión del suministro, por lo que debe contar con información oportuna si desea reaccionar adecuadamente. No solo lo ayudará a trabajar más rápido, sino también a reducir el desperdicio de presupuesto y aumentar las tasas de satisfacción del cliente.

6. Mejorar la gestión de devoluciones

La forma en que maneja los retornos es uno de los indicadores más significativos de la eficiencia profesional de su equipo. Esto es exactamente por qué debería mejorar la gestión de devoluciones al identificar patrones comunes de devolución de productos. De esa manera, puede eliminar las deficiencias y minimizar la pérdida de clientes a largo plazo.

7. Subcontratar operaciones no centrales

La cadena de suministro es tan compleja que a menudo aturde y confunde incluso a los mejores gerentes. Con tantos interesados involucrados, a veces es simplemente imposible controlar internamente todos los aspectos de sus operaciones.

Si tiene dificultades para manejarlo todo sin ayuda, lo alentamos a que se concentre en sus tareas principales y externalice las operaciones no centrales. Aunque puede parecer una decisión costosa al principio, en realidad le ahorrará mucho tiempo y dinero mientras viaja.

Es como un estudiante que busca ayuda con las tareas en línea : a veces es mucho más inteligente externalizar el trabajo porque el resultado final será mucho mejor.

8. Encuentre una manera de diversificar los riesgos

La diversificación de riesgos es otro aspecto importante de la gestión de la cadena de suministro. Nunca debe confiar en un proveedor exclusivo porque se volverá dependiente y perderá el poder de negociación. Pero si encuentra múltiples proveedores, puede comportarse de manera más flexible y solicitar reducciones de precios con mayor frecuencia.

9. Diversificar cartera

La diversificación se extiende mucho más allá de las asociaciones comerciales, ya que también debe pensar en la forma de modificar su cartera. No desea que todo el negocio dependa de un puñado de productos, por lo que es mejor pensar en expandir su oferta y aumentar la base de clientes.

10. Esté atento a las tendencias de la industria.

Las cadenas de suministro están evolucionando, lo que significa que las cosas que haces hoy pueden no ser relevantes el próximo año. En tales circunstancias, nuestra sugerencia final es vigilar las tendencias de la industria y buscar constantemente nuevas alternativas comerciales.

Si no lo mides no lo puedes mejorar: Implementando Indicadores de Desempeño en el almacén

Indicadores

Tomar decisiones es una de las cosas más complicadas, tanto en la vida profesional como en la personal. A menudo sentimos que no tenemos a nuestra disposición todos los datos posibles para acertar con el camino a seguir y tenemos que recurrir a nuestra intuición, a una impresión o a una corazonada.

Sin embargo, ¿es necesario que esto sea así? La respuesta es que no. O, al menos, hay numerosas herramientas para conseguir que tus decisiones estén más basadas en el “yo sé” que en el “yo creo”. Y una de las que más te van a facilitar la gestión de tu día a día son los Indicadores de Desempeño, o KPI en sus siglas en inglés (Key Performance Indicators).

Qué son los Indicadores de Desempeño? Los Indicadores de Desempeño (KPI´s) recogen numéricamente el rendimiento de nuestra empresa en apartados que consideramos clave para su funcionamiento. En la logística, nuestra especialidad, pueden reflejar el porcentaje de entregas a tiempo, la velocidad en la preparación de los pedidos, el tiempo de rotación del stock, y un casi infinito etcétera.

Son un instrumento de lectura de la progresión de la empresa. De su pasado, de su presente y de su evolución futura. Y deben ayudarte a detectar con facilidad las amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas de tu compañía.

Cómo diseñar Indicadores de Desempeño? Siempre que puedas, mantenlo simple. Han de ser sencillos de realizar, entender, registrar e interpretar para que sean útiles y aplicables.

“En una organización se debe contar con el mínimo número posible de indicadores que nos garanticen contar con información constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, productividad, calidad, la ejecución presupuestaria, la incidencia en la gestión, todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organización.

Siempre hay que medir en comparación a algo. Para ello se pueden establecer diversos parámetros: el histórico de la empresa, el estándar del sector, el de la competencia directa, el teórico, el que desean los usuarios, el que esperan los usuarios, el planificado por la empresa, etc.

Los indicadores de desempeño han de estar estandarizados en la medida de lo posible, para saber situarte dentro de tu mercado. Establecer métricas muy particulares o personalizadas puede dificultar el análisis del dato obtenido, al no tener una referencia similar con la que compararlo.

Otro aspecto importante es que deben estar en relación con la visión, misión y valores de la compañía. Para así comprobar si realmente la compañía está alineada con su propio plan estratégico y de marca.

Los KPI´s han de ser un medio para tomar decisiones, reformar procesos e influir en la gestión, no un fin en sí mismos. ¿Qué hemos hecho o dejado de hacer para que esta cifra mejore o empeore? ¿Qué vamos a hacer a partir de ahora para cambiar la tendencia?

Pasos para Definir un Indicador de Desempeño. Decide el proceso de tu cadena logística que se va a monitorizar: almacenaje, distribución, atención al cliente, compras, preparación de pedidos, manipulación de productos, etc. Dependiendo de las necesidades de cada empresa se puede llegar a pormenorizar diseñando varios indicadores para cada uno de estos procesos.

La profundidad a la que llegues debe adaptarse, además de a tus necesidades, a tus posibilidades. Puede ser contraproducente establecer demasiados parámetros, consiguiendo que seguirlos entorpezca y empeore el rendimiento. Sí es recomendable, sin embargo, tener al menos un KPI para cada uno de tus principales procesos. Mantenlo tan simple como sea posible.

Crea fórmula para medirlo. Es importante que la fórmula sea lo más sencilla posible y tener bien claro los factores que hay que valorar para que el resultado refleje una imagen fiable de la realidad. También hemos de asegurarnos de que sea la misma fórmula a lo largo del tiempo, para que los datos que tengas sean comparables entre sí.

Definir en qué unidad vas a medir el desempeño. Por ejemplo, puedes medir la preparación de pedidos de tu almacén en pedidos por hora, en pedidos por trabajador y hora o en pedidos por cada peso de costo. Puedes medir el tiempo que te lleva una tarea, el gasto, la calidad conseguida, etc.

Fija el objetivo que se quiere alcanzar Si vas a empezar con un nuevo KPI es posible que no tengas una referencia propia para guiarte. Sin embargo, para comenzar puedes buscar información sobre tu industria para conocer cuáles son los estándares y tener un punto de partida.

Mejora continuamente el indicador. El objetivo final de establecer indicadores de desempeño es mejorar continuamente los procesos de tu empresa. Por ello, tienes que asumir y hacer llegar a los empleados que estos indicadores han de revisarse siempre al alza, porque siempre hay espacio para la mejora.

Compara los resultados obtenidos respecto a la competencia. Hacer benchmarking es una técnica tan antigua como efectiva. Así sabrás tu posición respecto a tus competidores. Podrás poner en perspectiva tus cifras para saber si solo estás en el buen camino para alcanzar los niveles del líder de tu mercado o si, aún mejor, estás ya ofreciendo el mejor servicio.

Elementos de los Indicadores de Desempeño
Ahora necesitas dar forma y plasmar en papel tu Indicador de Desempeño. Para ello hay algunos puntos que no pueden faltar:

Responsable. Quién se asegura de que se está utilizando el KPI, de que se están recogiendo los datos y de que el resultado del KPI es transmitido al personal de dirección que ha de tener conocimiento de él.

Puntos de lectura. Dónde, qué y/o quién mide los resultados. Esto incluye en qué punto se analizan, si se obtienen a través de un determinado programa o máquina, qué empleado es el encargado de recoger las cifras, etc.

Periodicidad. Es decir, cada cuánto se miden los resultados. Esto es importante tanto a la hora de saber cuándo registrarlo como a la hora del análisis. ¿Queremos un dato diario, semanal, mensual o anual? Hemos de encontrar el equilibrio para que el dato sea actual, que haya pasado suficiente tiempo para ver la tendencia y que el plazo no sea tan corto que obtenerlo suponga una sobrecarga inútil de trabajo.

Registro de datos y presentación. Los resultados han de ser numéricos y ha de definirse cómo van a ser presentados. Ya sea simplemente las cifras, si se van a emplear tablas, gráficas, el histórico del indicador, etc. Conservando su uniformidad para futuras muestras.

Conclusiones. Las fichas de los indicadores pueden incluir un espacio para reflejar por escrito las conclusiones, sean éstas del responsable del KPI o de la persona de dirección apropiada. Sin embargo, lo importante es que los indicadores, una vez recogidas, sirvan para ser analizados y obtener conclusiones y medidas gracias a ellos. Si te limitas a recoger datos solo perderás tiempo y dinero.
¡Usa los Indicadores de Desempeño para motivar al personal!

Ventajas de los Indicadores de Desempeño

Animan a la participación. Bien empleados, los Indicadores de Desempeño propiciarán la participación de las personas en la gestión de la empresa. Al establecer una base común y objetiva desde la que pueda partir todo el mundo, que es más fácil de compartir que el subjetivo “yo creo”, la gente tendrá más facilidades para sumarse al debate.

También será más fácil trasladar al personal las necesidades de la compañía. Es más fácil sencillo plantear que necesitamos elevar la ejecución de pedidos por operario en 0,5 pedidos a la hora para mejorar a la competencia que “hay que hacer pedidos más rápido”.

Reducen los tiempos de entrega, distribución y preparación de pedidos. Si hablamos de logística, las mejoras de tus Indicadores de Desempeño irán ligados directamente a la optimización de tus tiempos de entrega. Ya sea distribuyendo palets, almacenando mercancías o en el ciclo total de tu cadena de suministro; acabarás dando un mejor servicio a tus clientes.

Mejoran el uso de los recursos disponibles. Analiza tus Indicadores para saber en qué partes de tus procesos has de realizar un mayor esfuerzo y en qué otras estás desaprovechando recursos de manera innecesaria. Lograr ese equilibrio hará que consigas más con menos, reduciendo tus costes.

Úsalos como fuente de motivación. A veces el establecimiento de mecanismos de control y medición se ve con recelo por parte de las plantillas. Como si se estuviera buscando un culpable al que señalar. Puedes darle la vuelta a esto motivando al personal para conseguir los objetivos marcados en tus Indicadores de Desempeño. Plantéalo como un reto y borra la posible percepción de que los KPI son una amenaza.

Aumentar la satisfacción del cliente. Si como hemos dicho, el objetivo final es la mejora de procesos, esta llevará necesariamente a una mayor satisfacción del cliente final. Y eso son buenas noticias.

Mide tu entorno. Ten en cuenta que los indicadores no están limitados a tus tareas. Tu proceso logístico es posible que se vea afectado por otras compañías y proveedores y, por tanto, también debes tener en cuenta la necesidad de medirles a ellos.

Un proceso habitual es certificar proveedores para valorar cuáles cumplen los requisitos exigidos por tu empresa. Si un proveedor evaluado, ya sea nuevo o antiguo, se sitúa por debajo de los estándares que marques podría perder esta condición de proveedor homologado.

Lograr cambiar el rendimiento de un proveedor es más difícil que variar el rendimiento dentro de tu propia compañía. Tal vez sea un proveedor estratégico con el que se desee continuar la relación o sea muy difícil romperla. En cualquier caso, tendrás que diseñar un plan para conseguir que alcance tus exigencias de servicio o para poder sustituirlo, llegado el caso.

Manos a la obra

Hasta aquí, la teoría; ahora, la práctica.

Vamos a poner un ejemplo para que puedas emplearlo desde hoy. Supongamos que queremos medir la productividad de nuestros empleados de almacén.
La persona responsable será el Jefe de Almacén, que informará a la dirección de los datos obtenidos mensualmente y el objetivo será evaluar mensualmente la productividad conseguida en las operaciones de almacén.

La fórmula empleada será: número de pedidos procesados por el almacén / costo total de la mano de obra de almacén. El personal de Recursos Humanos ayudará a obtener el costo mientras que el número de pedidos procesados se obtendrá del sistema informático del almacén.

Y ya tienes tu KPI listo para evaluar tu rendimiento. Pero… ¡Cuidado!

Interpreta tus datos

Por ejemplo, la productividad de los operarios de almacén puede darte un número que consideres bajo. Sin embargo, ¿dónde está el problema? ¿Los operarios no están rindiendo al ritmo adecuado? ¿Tienen herramientas suficientes o los estás comparando con el rendimiento de un almacén más automatizado que el tuyo? ¿O su productividad parece baja porque no tienen suficientes pedidos y pasan demasiado tiempo parados involuntariamente?

Acompaña al indicador de la productividad de los operarios con otro que mida el tiempo que tardan en completar cada pedido, y verás más fácilmente si el problema reside en los empleados o en la falta de carga de trabajo.

Es en este paso, durante el análisis, en el que obtendrás el jugo a tus Indicadores de Desempeño.

Algunos indicadores de Desempeño

1) Rotación de inventario ya sea en días / stock o vueltas anuales
2) Distancia por entrega
3) Unidades despachadas vs unidades pedidas
4) Costo de preparación de pedidos
5) Nivel de ocupación del almacén
6) Precisión en la preparación de pedidos
7) Reclamaciones por errores en el surtido de los pedidos

8) Exactitud del inventario en monto y unidades

9) Tiempos de descarga de recepciones
10) Tiempo de carga de pedidos

Escribanos a consultoria@ajramosycia.com para programar una visita a sus instalaciones y mostrarles como podemos implementar KPI´s en su Almacén/Centro de Distribución que permitan elevar sus indices de efectividad en cada uno de sus procesos.

Principios para implementar un almacén de clase mundial

Almacén de clase mundial

En la actualidad el almacén está desempeñando un papel más vital que antes en el éxito (o en el fracaso) de las empresas, por ese motivo se debe tener una metodología para la implementación del plan maestro de los almacenes, para poder convertir el almacén en una pieza clave del éxito de la empresa.

A continuación describimos nuestra metodología:

Investigar las operaciones de almacenamiento con el fin de crear perfiles de las actividades de almacenamiento y fijar puntos de referencia o ¨benchmarks¨ para el desempeño de los almacenes.

Innovar, optimizar y simplificar las operaciones de almacenamiento en recepción y acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, despacho y flujo de materiales.

Implementar nuevos diseños de almacenamiento al realizar simulación para mejorar los procesos del almacén, automatizar las operaciones del almacén y humanizar las operaciones en el almacén.

Esta metodología se enlaza a un conjunto organizado de principios que separan las operaciones de almacenamiento de clase mundial de otras operaciones de almacenamiento de clase media o carentes de clase.

Estos principios fueron desarrollados durante una revisión retrospectiva de cientos de proyectos de almacenamiento que incluían diseño de almacenes, diseño de distribución de almacenes, los puntos de comparación o de referencia ¨benchmarks¨ para las operaciones de almacenamiento y diseño y aplicación de sistemas de administración de almacenes. Estos principios son los denominadores comunes de proyectos exitosos y de operaciones exitosas de almacenamiento, los cuales se describen a continuación:

Perfil. Establecer y mantener perfiles de pedidos, perfiles de actividad por artículo y perfiles de planificación para identificar las causas fundamentales de obstáculos en el proceso y de oportunidades para realizar mejoras contundentes.

Puntos de referencia o ¨benchmarks¨: Establecer puntos de referencia para evaluar el desempeño de los almacenes, sus prácticas e infraestructura operativa, con fines de comparación con normas de clase mundial y determinar mejoras en el desempeño. Para realizar mejoras y estimar la inversión factible en nuevos sistemas de manejo de materiales y de referencia junto con las mediciones de desempeño son vitales las actividades de investigación.

La creación de perfiles y de puntos de referencia a través de las mediciones es como hacer la tarea antes de un examen.  En este caso, el examen es el rediseño del proceso, el diseño de los sistemas de manejo de información y de materiales y la implementación del sistema.  La calificación obtenida en el examen se convierte en la nueva productividad, el tiempo de ciclo, la precisión y los indicadores de densidad de almacenamiento.  Al igual que en exámenes académicos, mientras mejor se prepare usted para el examen, mejor será su calificación en ese examen.  Otra forma de ver esto es que durante el proceso de creación de perfiles y de puntos de referencia no hay ningún rediseño escrito en piedra ni se ha invertido dinero alguno en nuevos sistemas.  Es durante esta etapa de un proyecto de reingeniería cuando existen mayores oportunidades para realizar mejoras y cuando son menores los costos de los cambios en el diseño.  Conforme un proyecto avanza desde su fase preliminar de conceptualización hasta el detalle de diseño, ejecución, depuración y mantenimiento, disminuyen exponencialmente las oportunidades para hacer mejoras y aumenta el costo de hacer cambios en el diseño.  Resulta, entonces, que las etapas iníciales de la preparación y conceptualización son las más importantes.

Simplificar. Consiste en reconfigurar los procesos de almacenamiento al eliminar trabajo innecesario y modernizar el proceso en la mayor medida posible.  Puesto que la mayor parte de las labores de almacenamiento se resume en el manejo de materiales y de información, las iniciativas de rediseño de procesos deberán simplificar estas dos actividades.

La simplificación o innovación ocurre después de crear perfiles y los puntos de referencia porque el personal del proyecto necesita el perfil de las actividades del almacén para poder generar creativamente nuevos procesos con un mínimo de trabajo y necesita los resultados de los puntos de referencia para determinar los objetivos de desempeño y saber de cuánto capital se dispone para los nuevos sistemas.

Automatizar. La automatización comprende dos pasos: computarizar y mecanizar.  Computarizar es justificar e implantar gradualmente sistemas de administración de almacenes, sistemas de almacenamiento sin usar papeles y herramientas de apoyo a las decisiones para poder mantener el perfil de actividades en el almacén, para darles seguimiento al desempeño y a la utilización de recursos en el almacén, y para aplicar procesos simplificados de almacenamiento.

Mecanizar es justificar e implementar gradualmente sistemas mecanizados de manejo de materiales y almacenamiento para mejorar el flujo en el almacén y la densidad del almacenamiento para ayudar a los operadores del almacén en las actividades más difíciles relacionadas con el manejo de materiales.

La computarización sucede después de la innovación porque el papel principal de ella es ejecutar y monitorear los procesos nuevos, ya simplificados.  Los requisitos de los sistemas de administración sin utilizar papeles deberían fluir con naturalidad de las definiciones de procesos desarrolladas durante la simplificación.

La mecanización ocurre después de computarizar porque el proceso de simplificar y computarizar debe reducir al mínimo la cantidad de mecanización necesaria. Inherentemente, las inversiones en sistemas mecanizados son menos flexibles que las inversiones en equipo y programas de cómputo.

Distribuir la planta. Una vez realizado el perfilado y el ¨benchmark¨ y simplificado el proceso a través de la automatización, procedemos a la distribución de la planta, es decir, a definir dónde se realizarán físicamente los procesos, dónde se ubicarán los sistemas de almacenamiento y de manejo de materiales, los flujos de materiales y de información y el personal, todo con el objetivo de maximizar el uso del espacio y el cubicaje. La simulación de los procesos es una herramienta que nos ayuda en esta actividad.

Humanizar. Humanizar las operaciones de almacenamiento involucra a todos los operarios del almacén en los procesos de rediseño.  Desarrollar objetivos de desempeño individual y en equipo y efectuar mejoras ergonómicas en toda actividad manual en el almacén.

Humanizar es el último paso, no porque los operarios sean el recurso menos importante en el almacén, sino todo lo contrario es cierto.  El conjunto total de destrezas y de requisitos culturales de la mano de obra no se conocerá hasta que se haya aplicado todos los principios anteriores.  Nuestra recomendación está basada en  consejo muy antiguo: Trate a los demás como le gustaría ser tratado. ¡Siempre funciona!

Aplicados en este orden, estos principios pueden ser y han sido usados para crear planes maestros para almacenes, para realizar la reingeniería de las operaciones en el almacén, para guiar proyectos de mejoras de los procesos del almacén y para establecer los requisitos para los sistemas de administración de almacenes.  Espero que le sean útiles en proyectos similares.  Si usted ya conoce el campo del almacenamiento, por favor avance al primer paso, la creación de perfiles.  Si para usted es nuevo el tema, seguramente le será útil el siguiente repaso de los fundamentos del almacenamiento.

Nuestro equipo de consultores pueden ayudarlo a innovar, optimizar y simplificar las operaciones de almacenamiento en recepción y acomodo, almacenamiento, preparación de pedidos, despacho y flujo de materiales de su almacén o centro de distribución con resultados inmediatos con un rápido retorno en la inversión.

Escríbanos a consultoria@ajramosycia.com y nos pondremos en contacto para platicar acerca de sus requerimientos y de cómo podemos ayudarlos a convertir su operación en un almacén de clase mundial.

10 efectivos consejos para optimizar su cadena de suministro

Supply Chain Innovation

Las cadenas de suministro son ecosistemas complejos de personas, herramientas y estrategias que son cada vez más difíciles de administrar de manera eficiente. Con tantas partes interesadas involucradas en el proceso, solo un plan integral de gestión de la cadena de suministro puede ayudarlo a mejorar los resultados comerciales a largo plazo. No es una hazaña que puede lograr con solo una herramienta o técnica importante, sino más bien un procedimiento gradual que requiere mucho tiempo y una serie de pasos más pequeños. Desafortunadamente, parece que casi el 50% de las pymes no realizan un seguimiento del inventario o utilizan un método manual. Debe ser más responsable que eso y hacer lo que sea necesario para maximizar la productividad de su ecosistema. Queremos ayudarlo con eso, así que siga leyendo para conocer los 10 consejos más efectivos para optimizar su cadena de suministro.

  1. Mejorar la gestión de inventario

Todo comienza con la gestión de inventario , por lo que debería ser el primer elemento en su lista de optimización. La forma de hacerlo depende principalmente de las peculiaridades de su negocio, pero las tácticas más populares incluyen las siguientes:

  • Priorizar productos basados en la metodología ABC
  • Crear contingencias para el inventario de tuberías
  • Realice análisis periódicos de su sistema de gestión de inventario.

2. Solidificar los procedimientos internos.

Los gerentes de la cadena de suministro no pueden permitirse operaciones aleatorias. Por el contrario, debe crear un conjunto de reglas claramente definidas para solidificar los procedimientos internos.

Jake Gardner, un escritor de ensayos a cargo de temas relacionados con los negocios, afirma que cada organización necesita un manual paso a paso: «De esa manera, sus empleados no necesitarán tomar decisiones. Actuarán según sus instrucciones y, por lo tanto, se volverán más productivos muy pronto ”.

3. Fortalecer la colaboración con socios externos.

La razón principal por la que la gestión de la cadena de suministro es difícil es que nadie realmente puede comportarse de manera independiente aquí. Debe colaborar con muchos socios externos, por lo que le recomendamos encarecidamente que fortalezca las relaciones y comparta información de manera transparente. Si los proveedores y minoristas siguen enviándole los datos correctos de manera oportuna, puede estar seguro de que mejorará su cadena de suministro.

4. Use una plataforma de automatización

No hace falta decirlo, pero debemos recordarle que las plataformas de automatización se han convertido en la esencia de la industria de la logística. Después de todo, es por eso que el 50% de las empresas creen que los avances tecnológicos tienen un fuerte impacto en la cadena de suministro, la logística y las operaciones de transporte.

5. Habilite el seguimiento en tiempo real

Este consejo va de la mano con el anterior, ya que será mucho más fácil habilitar el seguimiento en tiempo real con una plataforma de automatización confiable a su disposición.

Es una técnica de optimización crítica porque las cosas cambian extremadamente rápido en la gestión del suministro, por lo que debe contar con información oportuna si desea reaccionar adecuadamente. No solo lo ayudará a trabajar más rápido, sino también a reducir el desperdicio de presupuesto y aumentar las tasas de satisfacción del cliente.

6. Mejorar la gestión de devoluciones

La forma en que maneja los retornos es uno de los indicadores más significativos de la eficiencia profesional de su equipo. Esto es exactamente por qué debería mejorar la gestión de devoluciones al identificar patrones comunes de devolución de productos. De esa manera, puede eliminar las deficiencias y minimizar la pérdida de clientes a largo plazo.

7. Subcontratar operaciones no centrales

La cadena de suministro es tan compleja que a menudo aturde y confunde incluso a los mejores gerentes. Con tantos interesados involucrados, a veces es simplemente imposible controlar internamente todos los aspectos de sus operaciones.

Si tiene dificultades para manejarlo todo sin ayuda, lo alentamos a que se concentre en sus tareas principales y externalice las operaciones no centrales. Aunque puede parecer una decisión costosa al principio, en realidad le ahorrará mucho tiempo y dinero mientras viaja.

Es como un estudiante que busca ayuda con las tareas en línea : a veces es mucho más inteligente externalizar el trabajo porque el resultado final será mucho mejor.

8. Encuentre una manera de diversificar los riesgos

La diversificación de riesgos es otro aspecto importante de la gestión de la cadena de suministro. Nunca debe confiar en un proveedor exclusivo porque se volverá dependiente y perderá el poder de negociación. Pero si encuentra múltiples proveedores, puede comportarse de manera más flexible y solicitar reducciones de precios con mayor frecuencia.

9. Diversificar cartera

La diversificación se extiende mucho más allá de las asociaciones comerciales, ya que también debe pensar en la forma de modificar su cartera. No desea que todo el negocio dependa de un puñado de productos, por lo que es mejor pensar en expandir su oferta y aumentar la base de clientes.

10. Esté atento a las tendencias de la industria.

Las cadenas de suministro están evolucionando, lo que significa que las cosas que haces hoy pueden no ser relevantes el próximo año. En tales circunstancias, nuestra sugerencia final es vigilar las tendencias de la industria y buscar constantemente nuevas alternativas comerciales.

Como reducir los costos del inventario y el almacén

GESTION DEL INVENTARIO

En el mundo actual de búsqueda constante de formas de mejorar los resultados finales de la rentabilidad de la empresa, a muchas operaciones se les pide que reduzcan los costos o mejor aún, aumenten la productividad y la eficiencia, reduzcan los costos operativos e incrementen el servicio al cliente al mismo tiempo. Aquí hay algunas ideas y prácticas que hemos identificado a partir de evaluaciones de inventario y del de almacén que hemos realizado.

Pedidos pendientes

Una de las principales consultas y quejas de los clientes es «¿Dónde está mi pedido pendiente?» El pedido pendiente no solo le cuesta al servicio al cliente el tiempo para responder la consulta, sino que también le cuesta enviar el producto una vez que llega al centro de distribución. Con el costo de un pedido en espera que oscila entre $ 140 y $ 230 por unidad de mercancía en espera, no les lleva mucho tiempo sumar y esos costos salen directamente del resultado final. Analice los pedidos pendientes y mejore la precisión del pronóstico de inventario. 

El retorno de la inversión se produce para un sistema de pronóstico más avanzado en 12 a 18 meses basado en la reducción de los pedidos pendientes y la mejora de la rotación. La tasa de cumplimiento del pedido del cliente debe revisarse y mejorarse sin quedarse sin existencias o con exceso de existencias. Ejemplo de costos de pedidos pendientes: un catálogo típico con una tasa de pedidos pendientes del 20% con un promedio de dos artículos por pedido procesó 200,000 pedidos para un total de 400, 000 unidades de mercancía. Calculado al 20%, 40,000 pedidos de clientes tenían pedidos pendientes. Estimando el costo del pedido pendiente en el extremo inferior a $ 140 por pedido, el catálogo tendrá que absorber $ 4,294,800 para compensar los pedidos pendientes.

GESTION DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

¨Slotting¨

Un programa continuo para determinar las ubicaciones correctas de recolección es imprescindible en un centro de distribución. Debe tenerse en cuenta la velocidad con la que se mueven los productos y los tamaños al colocarlos en la línea de selección. Tener como objetivo el almacenamiento de al menos un movimiento de unidad promedio de una semana en la ubicación de selección junto con contar una variedad de tamaños en la ubicación debe ser un enfoque clave.

Picking

Hay muchas metodologías de picking para elegir, picking por lotes, picking de zona, pick and pass, pick to cart y pick to box solo por nombrar algunas. Al analizar el tipo de producto y el tipo de pedidos (individuales o múltiples), se puede crear el procesamiento de ruta de selección más eficiente y reducir el tiempo de viaje. Debe considerarse la separación de los motores rápidos de los motores lentos y el establecimiento de un área de «Selección en caliente» para los motores extremadamente rápidos. Las tasas de picking oscilan entre 115 y 180 unidades por hora.

Empaque

Si no está haciendo pick to box, ¿su sistema tiene la capacidad de determinar el tamaño de la caja para el empacador? ¿La estación de empaque está limpia, ordenada y ergonomicamente configurada? ¿Se ha insertado el material de relleno apropiado en cada caja? ¿Dónde se realiza la verificación del paquete? Estas son solo algunas de las preguntas a tener en cuenta al analizar el área del paquete. Recuerde, la presentación al cliente es tan importante como hacer que el envío salga rápidamente por la puerta. Lo costos de empaque tienen un costo promedio de 35 a 40 por hora.

Recepciones 

La carga entrante es una de las áreas más olvidadas para la reducción significativa de costos en muchas empresas. Las compañías multicanal a menudo gastan del 2% al 4% de las ventas brutas en las recepciones. La mayoría de las compañías exitosas que han prestado atención a la carga entrante consideran que la administración de carga entrante controla el inventario en tránsito. La mayoría ha sido práctica y realizó un análisis de carga entrante . Dado que el inventario es, en muchos casos, su activo más importante, la administración de este activo es fundamental para el éxito de su negocio. Existe una tendencia creciente a utilizar flete por cobrar en lugar de flete prepago. La carga entrante se debe ofertar competitivamente a menudo. El seguimiento de los recibos de carga entrantes y la programación libera el astillero y brinda la oportunidad de programar la recepción de personal cuando sea necesario.

Carga de salida

Una de las partidas de gastos más grandes que siempre es un objetivo principal para la reducción de costos es la carga de salida. Dado que el transportista aumenta en el rango de 3% a 5% anual, esta es la primera área en ser cuestionada, «¿Qué podemos hacer para reducir nuestros gastos de envío?» En una empresa de catálogo típica, el flete de salida oscila entre el 8% y el 12% de las ventas netas. Haga una oferta competitiva de flete de salida a menudo para garantizar el mejor precio. Esto se puede hacer en un proceso de análisis de carga de salida . La combinación de carga entrante y saliente con un transportista puede generar ahorros. Muchas compañías multicanal utilizan los gastos de envío y manipulación para compensar el costo de la carga de salida y el manejo de paquetes. Algunos han crecido peligrosamente cerca del 20% de las ventas netas.

Re-abastecimiento

Asegurar que haya suficiente producto disponible cuando el recolector lo necesite se clasifica como una de las reglas de almacenamiento más comunes que se rompe con frecuencia. Se debe emplear una combinación de re-aprovisionamiento programado de la ranura de selección primaria utilizando los conceptos de re-abastecimiento mínimo y máximo para aumentar la probabilidad de que el producto esté disponible cuando sea necesario. Si el producto no está disponible para el recolector, el pedido se reserva para su resolución. Esto crea una productividad ineficiente.

Programa de cumplimiento de proveedores

Todo comienza en la puerta de recepción del almacén. Cada función, desde la recepción hasta el envío, se ve afectada de alguna manera por sus proveedores. Un Programa de cumplimiento de proveedores detallado y aplicado hará tanto para mejorar las operaciones del almacén como cualquier cosa que pueda hacer. El cumplimiento del proveedor significa que el producto llega de un proveedor como debería, en condiciones adecuadas y entregado de la manera acordada. Además de la calidad del producto, los estándares de cumplimiento que los proveedores deben cumplir incluyen requisitos de empaque y envío, avisos de envío avanzados, estuche maestro y estuche interno, etiquetado de estuches, empaque del producto y especificaciones de bolsas de plástico, requisitos de contabilidad y papeleo, requisitos de logística y guías de enrutamiento, y programación y requisitos de muestreo estadístico, por nombrar solo algunos.

Benchmarking: Benchmark de KPI

La importancia de contar con un punto de referencia. La mejor indicación de cómo están funcionando sus operaciones es a través de la evaluación comparativa. Al desarrollar un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) consistentes y medibles, puede medir sus costos, productividad y eficiencia. Una vez que haya completado y analizado su operación existente a través de una evaluación de almacén  y un estudio de evaluación comparativa, querrá compararse con los puntos de referencia aceptados de la industria. Desea evitar el uso de promedios generales de la industria, ya que no serán específicos para su negocio en tipo de producto, tamaño y clientes. Muchas compañías están utilizando informes de gestión en línea para KPI críticos para el centro de contacto y el centro de distribución. No puede mejorar las actividades que no se han medido.

Estrategias para administrar exitosamente un almacén

La administración de un almacén no es una tarea fácil, y menos ahora con la expansión del comercio electrónico que brinda a los clientes la capacidad de comprar las 24 horas, los siete días de la semana, desde cualquier lugar del mundo.

Un almacén va más allá de las estanterías que almacenan y protegen mercancía. Es la garantía que tiene el cliente de que su pedido estará disponible y lo recibirá correctamente.

Todos los eslabones de una cadena de suministro —proveedores de materia prima, fabricantes, distribuidores, minoristas, mayoristas— tienen algo en común: manejan almacenes que necesitan ser administrados y se enfrenta a los mismos retos, generalmente derivados de procesos manuales y sistemas obsoletos, por ejemplo:

  • Ubicación inadecuada de la mercancía, lo que provoca la necesidad de más personal y procesos.
  • Productos con ciclos de vida cortos que hacen que la planeación de la demanda sea compleja.
  • Procesos redundantes para pedidos en línea y en tienda, que resultan en imprecisión en los envíos.
  • Uso inadecuado del espacio, que incrementa la inseguridad para el personal y hace necesario un tiempo adicional para completar las órdenes.

Para evitar y hacer frente a estos y otros retos, te presentamos una serie de buenas prácticas llevadas a cabo en compañías a nivel mundial:

Gestionar correctamente los espacios

Más allá de cuánto espacio se tiene, lo importante es qué tan optimizado está. Para maximizar el espacio es necesario mejorar los sistemas de almacenamiento y los patrones de estanterías y palés, crear rutas de selección predeterminadas y asegurar que se cuenta con el espacio necesario para realizar rápidamente las operaciones. Se recomienda mantener el inventario de gran volumen de venta y de alto movimiento en la parte delantera del almacén para que el personal no pierda tiempo en trasladarse.

Implementar una comunicación efectiva

Una comunicación efectiva incrementa la productividad. Cuando todos los participantes de la cadena de suministro, sobre todo los departamentos de producción, compras y logística, cuentan con la misma información, se pueden planear y ejecutar los envíos con mayor rapidez y coordinación. Para lograrlo se recomienda usar software especial y plataformas integradas en la nube a la que puedan ingresar los diferentes actores. 

Optimizar los procesos

Consiste en eliminar, simplificar y automatizar procedimientos logísticos, sobre todo en la etapa de preparación de pedidos. Para agilizar y estandarizar los procesos se recomienda implementar herramientas tecnológicas como sistemas para la administración de pedidos y herramientas como códigos de barras. 

Prever oportunamente la demanda

Cuando las compañías no tienen una visibilidad completa de su inventario, corren el riesgo de pronosticar mal la demanda y quedarse sin mercancía o tener de más, lo que disminuye el flujo de efectivo y aumenta los gastos de almacenaje. De la misma manera, si la información se registra de manera manual, pueden surgir problemas de exactitud. Esto se soluciona con un software de administración en la nube que ayude a crear pedidos precisos y transparentes. Las campañas, promociones y compras de oportunidad son eventos que desestabilizan la logística, y esos sistemas contribuyen a garantizar el abastecimiento a los minoristas.

Ubicar apropiadamente el inventario

No colocar los productos en el lugar correcto puede generar acumulación de artículos obsoletos, lo que desacelera las operaciones y aumenta los costos. Es necesario que el personal de almacén conozca a la perfección la ubicación de la mercancía para no retrasar el proceso de carga. Existen varios métodos que pueden ayudar a colocar correctamente la mercancía:

  • ABC u 80/20: prioriza los productos con base en la cantidad y el valor que representan. Los artículos de clase A suelen ser el 20 por ciento del inventario, pero su valor llega hasta un 80 por ciento; los artículos clase B representan un 40 por ciento de los artículos, pero tienen un valor de un 15 por ciento; y los artículos de clase C constituyen el 40 por ciento restante, con un valor de un 5 por ciento.
  • Primeras entradas, primeras salidas (PEPS): define los primeros artículos que entrarán al almacén para que sean los primeros en salir a la venta o a producción, lo que evita que los perecederos se caduquen.
  • EOQ o Cantidad económica del pedido: determina el monto de pedido que puede reducir mayormente los costos de inventario de acuerdo con la demanda, la frecuencia de uso y el tiempo en que se agotan los productos.
  • Conteo cíclico: consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario (muestra) con el fin de que todo haya sido contando al menos una vez en cierto tiempo.

Establecer un verdadero control de calidad

ser el almacén el último eslabón de la cadena de suministro antes de llegar al cliente, la calidad es vital, por lo que se recomienda establecer los estándares deseados en manuales de procesos y procedimientos, por ejemplo:

  • Metodología de las 5s: ayuda a ordenar y limpiar el almacén y eliminar despilfarros.
  • Metodología Kaizen: implementación de pequeñas mejoras en los procedimientos de manera continua.
  • Filosofía lean: para deshacerse de desperdicios.
  • Normas internacionales: NOM e ISO.

Capacitar al equipo

Formar a los colaboradores del departamento de logística es una obligación en cualquier empresa, tanto en temas administrativos y operativos, como en el uso de software especial y herramientas tecnológicas. Contar con un equipo que comparta el mismo objetivo y esté comprometido con conseguirlo, puede hacer la diferencia. La importancia de este rubro ha llevado a universidades, institutos y centros de formación técnica a ofrecer carreras, maestrías y programas de educación continua que generan una mayor profesionalización al adquirir conocimientos y experiencias que les permiten incorporar prácticas de clase mundial, optimizar operaciones y gestionar indicadores.

Aliarse con socios estratégicos

A fin de que las compañías se dediquen exclusivamente a su core business y puedan ser más productivas, es aconsejable que contraten los servicios de empresas especializadas en logística, como AJ Ramos y Compañia, que ofrecen soluciones operativas y administrativas ad hoc a sus necesidades y agregan valor al cliente, por ejemplo:

  • Diseñar y administrar almacenes omnicanal que resguarden el inventario de varios canales.
  • Evaluar la eficiencia de los recursos.
  • Realizar auditorías operativas de almacén.
  • Clasificar o categorizar el inventario.
  • Automatizar procesos que resulten en una mayor producción y precisión.
  • Determinar la metodología de recolección.
  • Mejorar la comunicación entre los departamentos y sistemas al proporcionar información.
  • Utilizar equipos y herramientas tecnológicas de alta calidad que generalmente no son adquiridos por algunas compañías por sus altos costos.
  • Proporcionar reportes con métricas correctas en tiempo real, que informen los niveles de productividad y costos.
  • Minimizar errores como productos mal etiquetados o extraviados y pedidos incompletos o incorrectos.
  • Programar mantenimientos.
  • Implementar la técnica cross docking.

Estas buenas prácticas pueden ayudar a administrar de mejor manera un almacén; sin embargo, siempre se deben considerar los datos internos y externos a la compañía para poder prevenir interrupciones en la cadena de suministro y pronosticar mejor la demanda.

Los retos en la administración de almacenes pueden ser complejos, por eso es recomendable siempre planear y ejecutar a través de un software de alta capacidad y aprovechar el conocimiento y la experiencia de socios especializados en logística.